xPlan: il Project Management su iPad
Lanciata più di due anni fa, xPlan è una delle app che hanno messo in discussione l’idea che molti hanno dell’iPad. Grazie ad app come questa si è dimostrato non solo che con il tablet di Apple si poteva lavorare, ma che questo poteva essere un prezioso alleato per chiunque avesse bisogno di pianificare e coordinare attività, risorse e persone.
xPlan è l’app perfetta per chi utilizza Microsoft Project e vuole avere uno strumento simile anche sull’iPad.
Il software si rivolge ai project manager grandi e piccoli e offre molte delle funzioni fondamentali per gestire un progetto, monitorare l’avanzamento dei lavori, fare analisi e previsioni, tenere d’occhio i costi e coordinare un team di lavoro. Si possono impostare le proprietà e la durata dei progetti, il budget assegnato, specificare giorni lavorativi e orari, elencare risorse e relative attività da compiere, creare attività e obiettivi, includerle in processi o macroattività. E ovviamente si può monitorare il progetto tramite un grafico di Gantt, in cui esaminare, riordinare, collegare elementi con i link per fissare relazioni di dipendenza delle attività.
Si tratta di un software professionale e il prezzo, 23,99 Euro, è giustificato dalle numerose funzioni che offre e dal continuo sviluppo, con l’aggiunta periodica di nuove e utili caratteristiche.
La versione 3.0
Nato con il nome di Projector e poi rinominato xPlan, il software è attivamente sviluppato dalla software house francese adnX che ne offre una versione anche per Macintosh.
La release 3.0 ha visto una riscrittura totale del software, che ha ora una nuova interfaccia utente ed è stato dotato di grafica ad alta risoluzione per l’iPad di terza generazione con Retina display. L’app rimane compatibile con tutti i modelli di iPad, purché abbiano iOS 5.0 o successivo, e anzi ha migliorato le prestazioni (ovvero la reattività).
Tra le novità aggiunte di recente c’è il supporto per l’archiviazione dei dati sia in iCloud che su Dropbox.
Unico punto dolente è la localizzazione: in passato il programma si era distinto per una traduzione con diversi errori e attualmente è solo in inglese, con una versione italiana annunciata per l’autunno.
Creare e gestire un progetto con xPlan
Dal titolo alle attività passando per la durata e le relazioni: vediamo come inserire tutte le informazioni per fare project management.
Creiamo un nuovo progetto con il pulsante “New” nella schermata home di xPlan. L’app ci chiederà di inserire essenziali come titolo e date di inizio e fine. Altri dettagli possiamo inserirli premendo l’icona con l’ingranaggio in alto e scegliendo “Settings”.
Premiamo l’icona a forma di “+” e cominciamo a inserire le attività con il pulsante “New Task”. Nella finestre che compare diamo un nome all’attività, date di inizio e fine. Possiamo indicare il costo e il tipo ed eventuali risorse assegnate o altre informazioni.
Usando il pulsante “New Milestone” possiamo invece inserire un obiettivo, ovvero un evento specifico che deve avvenire in una data precisa e che verrà mostrato con una forma e un colore diverso dalle attività. I colori sono modificabili a piacere dalle preferenze dell’app.
Attività e milestone sono mostrate come barre e rombi nel grafico Gantt del progetto, che si può attivare con l’icona a forma di occhio in alto. Facendo tap su un elemento è possibile eliminarlo, modificarlo, spostarlo, ridimensionarlo e collegarlo ad altri.
Per creare un collegamento ovvero un link, scegliamo la voce dal menù a comparsa e poi facciamo tap sull’elemento che sarà dipendente. Nella finestra che comparirà potremo specificare stile, spessore e motivo della linea. Per eliminare il link facciamoci un tap e scegliamo “Delete”.
Oltre alla visualizzazione come grafico, a sinistra abbiamo a disposizione un elenco delle varie attività e task, riordinabile secondo vari parametri tra cui cronologico e alfabetico. Possiamo mostrare o nascondere l’elenco trascinando la linguetta grigia verticale.
