Quando le riunioni inutili minano la produttività dei dipendenti
Secondo l’ultimo report Anatomy of Work di Asana, le organizzazioni stanno raggiungendo un punto di svolta per quanto riguarda la produttività sul posto di lavoro: un gran numero di dipendenti afferma infatti che il loro tempo viene ancora speso per il “lavoro sul lavoro” piuttosto che per il lavoro strategico e qualificato per cui sono stati assunti. La ricerca comprende i risultati di un’indagine condotta su 9.615 knowledge worker negli Stati Uniti, nel Regno Unito, in Australia, in Francia, in Germania e in Giappone e cerca di scoprire alcuni dei maggiori ostacoli che devono affrontare sul posto di lavoro.
In media, gli intervistati hanno dichiarato che il lavoro sul lavoro occupa il 58% della loro giornata lavorativa, il lavoro specializzato il 33% e il lavoro strategico solo il 9%. Il cosiddetto lavoro sul lavoro, secondo Asana, è costituito da tutte le attività che si svolgono durante la giornata e che non sono il vero lavoro specializzato per il quale si è stati assunti, come l’analisi di marketing o la codifica. Si tratta invece di attività banali che la maggior parte delle persone ritiene siano parte integrante del lavoro.
Il maggior spreco di tempo continua ad essere rappresentato dalle riunioni inutili (3,6 ore a settimana per chi ricopre ruoli dirigenziali e 2,8 ore a settimana per i knowledge worker), una cifra cresciuta ulteriormente rispetto al rapporto dello scorso anno. I dirigenti hanno anche il 30% in più di probabilità di non rispettare le scadenze rispetto al lavoratore medio a causa di troppe videochiamate o riunioni.
Inoltre, non solo i dipendenti partecipano a un maggior numero di riunioni, ma queste ultime diventano anche più lunghe. L’indagine ha infatti rilevato che, rispetto a un anno fa, si dedica più tempo alle riunioni audio, video e di persona: il 32% afferma che le videochiamate occupano più tempo e il 22% afferma lo stesso per le chiamate audio. I knowledge worker intervistati per il report stimano inoltre che si risparmierebbero 4,9 ore a settimana se la loro azienda migliorasse i processi, ad esempio ottimizzando l’uso delle applicazioni. La ricerca ha rilevato che il numero medio di app utilizzate al lavoro è di 8,8 per i knowledge worker e di 10 per quelli di livello dirigenziale o superiore.
La collaborazione rimane la chiave per incrementare la produttività e la crescita
Se da un lato le riunioni superflue hanno un impatto negativo sui lavoratori, dall’altro una strategia efficace di collaborazione trasversale offre chiari vantaggi sia alle organizzazioni, sia ai lavoratori. Il rapporto mostra infatti che le aziende che danno priorità alla collaborazione hanno maggiori probabilità di crescere e di aumentare i livelli di produttività e che, tra i dipendenti di quelle che Asana definisce organizzazioni collaborative, il 92% ha dichiarato che il proprio lavoro ha un valore, rispetto ad appena il 50% dei lavoratori di aziende con scarse pratiche di collaborazione.
Inoltre, il 79% dei lavoratori delle organizzazioni collaborative ha dichiarato di sentirsi ben preparato a rispondere alle sfide, mentre l’87% ha affermato che la propria organizzazione è in grado di soddisfare le aspettative dei clienti. In confronto, per i dipendenti di organizzazioni non collaborative, queste cifre si attestano rispettivamente al 20% e al 37%. Considerato l’attuale clima macroeconomico, la crescita è uno dei principali punti all’ordine del giorno per le aziende e il rapporto ha dimostrato che le organizzazioni che adottano strategie di collaborazione efficaci hanno maggiori probabilità di crescere rispetto a quelle che non lo fanno: il 55% contro il 25%.
Le organizzazioni collaborative possono anche beneficiare di livelli più elevati di fidelizzazione, soprattutto se i dipendenti ricevono obiettivi chiari e collegati agli obiettivi aziendali generali. Il rapporto ha dimostrato che l’87% dei lavoratori con obiettivi chiari ha dichiarato di potersi vedere al lavoro nella propria azienda per il prossimo anno, più del doppio di coloro che hanno dichiarato che la propria azienda non aveva obiettivi chiari.
L’attuale incertezza economica ha imposto alle aziende di reimmaginare il modo in cui i team collaborano per ottenere maggiore efficienza e crescita, ha dichiarato Anne Raimondi, Chief Operating Officer di Asana. “I leader hanno un impatto enorme sulla creazione di modalità di collaborazione più intelligenti e produttive per i loro team. Invece di aggiungere riunioni e app a dipendenti già sovraccarichi, possono scegliere di innovare e creare modalità asincrone e intenzionali di collaborazione e innovazione, sfruttando al meglio il tempo e il talento dei loro dipendenti e ottenendo risultati migliori per i loro clienti”, conclude Raimondi.
