I project manager sanno che definire ambito e obiettivi di un progetto e sviluppare una strategia è solo il punto di partenza. La parte successiva, che consiste nel mantenere il progetto all’interno dell’ambito definito inizialmente, è molto più complicata e non meno cruciale. Si stima che il 52% di tutti i progetti a un certo punto si trovi ad affrontare uno “scope creep”, ovvero un cambiamento o ampliamento degli obiettivi, che può compromettere la conclusione e il successo del progetto iniziale.

Sebbene le aziende con processi maturi e consolidati abbiano meno probabilità di incontrare problemi di scope creep, crisi impreviste come quella quella causata dalla pandemia di COVID-19 hanno complicato la portata anche dei progetti apparentemente più semplici. Gli ambienti di lavoro stanno sperimentando una crescente volatilità, incertezza, complessità e ambiguità, spingendo le organizzazioni a rivalutare i casi aziendali alla base, rivedere i processi di consegna, modificare progetti e programmi, ripensare il loro approccio alla selezione e alla consegna dei progetti, secondo KPMG.

Con questo in mente, cosa possono fare i project manager per contenere l’ambito del progetto e ridurre lo scope creep anche durante i periodi di crisi? Ecco alcuni suggerimenti.

Valutare la portata del progetto con uno sguardo al presente e al futuro

Indipendentemente dal fatto che il progetto possa essere influenzato da cambiamenti esterni significativi o meno, è meglio rivalutare un intero progetto negli ambienti attuali o potenzialmente in evoluzione. Sebbene il COVID-19 sia una crisi a un livello estremo, ci ha insegnato lezioni preziose sul valore dell’adattabilità e della resilienza. Una di queste lezioni chiave è che i cambiamenti, di natura interna o esterna, che possono sembrare limitati o non avere alcun impatto su un semplice progetto potrebbero generare significative conseguenze indesiderate sul medio e lungo periodo.

Esplorare e identificare potenziali rischi emergenti

Ci sono rischi che emergono costantemente e, sebbene alcuni possano sembrare avere un impatto solo su determinati settori di attività, è probabile che abbiano un effetto a catena. Pensate a ogni rischio come se facesse parte di una rete di vasta portata. Seguitelo da un punto finale fino al vostro settore, azienda e progetto. Assicuratevi di non fare supposizioni su un potenziale impatto finché non avete determinato chiaramente che non vi è alcun impatto indiretto, indipendentemente da quanto apparentemente lieve.

Rivedere frequentemente le tempistiche di consegna

Dall’inizio della pandemia, praticamente tutti i progetti hanno subito ritardi. Che si tratti di problemi di risorse o di possibili battute d’arresto della logistica e della supply chain, è probabile che i project manager incontrino problemi con le tempistiche di consegna. La chiave è riconoscere la necessità di rivedere le scadenze più frequentemente e apportare rapidamente le modifiche e le comunicazioni necessarie.

Essere trasparenti con sponsor e stakeholder sull’impatto dei cambiamenti

Un buon project manager sa che è essenziale tenere informati gli stakeholder e gli sponsor sui cambiamenti. Per il successo di un progetto è meglio se sanno sempre come stanno le cose, piuttosto che ricevere notizie negative su tutta la linea quando è troppo tardi. Se pensate che qualcosa possa influire sull’ambito di un progetto (per responsabilità vostra o meno), dovete intervenire in tempo e informare tempestivamente le parti interessate. Questo aiuterà tutti a prendere le decisioni giuste per ridurre l’impatto di qualsiasi variazione.

Affrontare velocemente le richieste di modifica

Le richieste di modifica sono abbastanza comuni, ma la rapidità con cui un project manager riesce a rispondere può spesso fare la differenza nel mantenere il progetto nell’ambito definito. Evitare o ritardare le richieste di modifica può creare conseguenze molto più gravi. Una volta intuita o riveduta la necessità di una modifica, affrontate e rispondete velocemente la richiesta, in modo da ridurre l’impatto sull’ambito del progetto.

Chiedere aiuto prima che sia troppo tardi

Un errore che commettono molti project manager è pensare di essere visti come non qualificati o incompetenti se chiedono aiuto. Niente è più lontano dalla verità. Prima di essere un project manager, siete una persona e, in quanto tale, non potete aspettarvi di sapere tutto su tutto. Le parti interessate e gli sponsor rispetteranno chi ha chiesto aiuto, soprattutto se permette di mantenere il progetto nella direzione giusta. Dimostrate semplicemente che la riuscita di un progetto e le sue parti interessate vengono prima del vostro ego.

Sebbene questi suggerimenti possano sembrare ovvi per alcuni, possono essere difficili da tenere a mente per i project manager con meno esperienza. Ma anche anche per i più esperti, quando devono affrontare cambiamenti importanti nel progetto o nell’ambiente di lavoro. Mantenere gli obiettivi e l’ambito del progetto significa pianificare in anticipo, monitorare costantemente l’andamento e agire velocemente in base ai cambiamenti interni o esterni.