Come rispettare gli obiettivi di un progetto evitando lo “scope creep”

project management scope creep
Per i project manager è fondamentale mantenere gli obiettivi e l’ambito di un progetto, evitando una espansione incontrollata. Sei consigli per garantire che il vostro progetto soddisfi gli obiettivi previsti anche in tempi di crisi
Redazione DigitalManager

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I project manager sanno che definire ambito e obiettivi di un progetto e sviluppare una strategia è solo il punto di partenza. La parte successiva, che consiste nel mantenere il progetto all’interno dell’ambito definito inizialmente, è molto più complicata e non meno cruciale. Si stima che il 52% di tutti i progetti a un certo punto si trovi ad affrontare uno “scope creep”, ovvero un cambiamento o ampliamento degli obiettivi, che può compromettere la conclusione e il successo del progetto iniziale.

Sebbene le aziende con processi maturi e consolidati abbiano meno probabilità di incontrare problemi di scope creep, crisi impreviste come quella quella causata dalla pandemia di COVID-19 hanno complicato la portata anche dei progetti apparentemente più semplici. Gli ambienti di lavoro stanno sperimentando una crescente volatilità, incertezza, complessità e ambiguità, spingendo le organizzazioni a rivalutare i casi aziendali alla base, rivedere i processi di consegna, modificare progetti e programmi, ripensare il loro approccio alla selezione e alla consegna dei progetti, secondo KPMG.

Con questo in mente, cosa possono fare i project manager per contenere l’ambito del progetto e ridurre lo scope creep anche durante i periodi di crisi? Ecco alcuni suggerimenti.

Valutare la portata del progetto con uno sguardo al presente e al futuro

Indipendentemente dal fatto che il progetto possa essere influenzato da cambiamenti esterni significativi o meno, è meglio rivalutare un intero progetto negli ambienti attuali o potenzialmente in evoluzione. Sebbene il COVID-19 sia una crisi a un livello estremo, ci ha insegnato lezioni preziose sul valore dell’adattabilità e della resilienza. Una di queste lezioni chiave è che i cambiamenti, di natura interna o esterna, che possono sembrare limitati o non avere alcun impatto su un semplice progetto potrebbero generare significative conseguenze indesiderate sul medio e lungo periodo.

Esplorare e identificare potenziali rischi emergenti

Ci sono rischi che emergono costantemente e, sebbene alcuni possano sembrare avere un impatto solo su determinati settori di attività, è probabile che abbiano un effetto a catena. Pensate a ogni rischio come se facesse parte di una rete di vasta portata. Seguitelo da un punto finale fino al vostro settore, azienda e progetto. Assicuratevi di non fare supposizioni su un potenziale impatto finché non avete determinato chiaramente che non vi è alcun impatto indiretto, indipendentemente da quanto apparentemente lieve.

Rivedere frequentemente le tempistiche di consegna

Dall’inizio della pandemia, praticamente tutti i progetti hanno subito ritardi. Che si tratti di problemi di risorse o di possibili battute d’arresto della logistica e della supply chain, è probabile che i project manager incontrino problemi con le tempistiche di consegna. La chiave è riconoscere la necessità di rivedere le scadenze più frequentemente e apportare rapidamente le modifiche e le comunicazioni necessarie.

Essere trasparenti con sponsor e stakeholder sull’impatto dei cambiamenti

Un buon project manager sa che è essenziale tenere informati gli stakeholder e gli sponsor sui cambiamenti. Per il successo di un progetto è meglio se sanno sempre come stanno le cose, piuttosto che ricevere notizie negative su tutta la linea quando è troppo tardi. Se pensate che qualcosa possa influire sull’ambito di un progetto (per responsabilità vostra o meno), dovete intervenire in tempo e informare tempestivamente le parti interessate. Questo aiuterà tutti a prendere le decisioni giuste per ridurre l’impatto di qualsiasi variazione.

Affrontare velocemente le richieste di modifica

Le richieste di modifica sono abbastanza comuni, ma la rapidità con cui un project manager riesce a rispondere può spesso fare la differenza nel mantenere il progetto nell’ambito definito. Evitare o ritardare le richieste di modifica può creare conseguenze molto più gravi. Una volta intuita o riveduta la necessità di una modifica, affrontate e rispondete velocemente la richiesta, in modo da ridurre l’impatto sull’ambito del progetto.

Chiedere aiuto prima che sia troppo tardi

Un errore che commettono molti project manager è pensare di essere visti come non qualificati o incompetenti se chiedono aiuto. Niente è più lontano dalla verità. Prima di essere un project manager, siete una persona e, in quanto tale, non potete aspettarvi di sapere tutto su tutto. Le parti interessate e gli sponsor rispetteranno chi ha chiesto aiuto, soprattutto se permette di mantenere il progetto nella direzione giusta. Dimostrate semplicemente che la riuscita di un progetto e le sue parti interessate vengono prima del vostro ego.

Sebbene questi suggerimenti possano sembrare ovvi per alcuni, possono essere difficili da tenere a mente per i project manager con meno esperienza. Ma anche anche per i più esperti, quando devono affrontare cambiamenti importanti nel progetto o nell’ambiente di lavoro. Mantenere gli obiettivi e l’ambito del progetto significa pianificare in anticipo, monitorare costantemente l’andamento e agire velocemente in base ai cambiamenti interni o esterni.

KPMGProject Managementscope creep
// Data pubblicazione: 17.02.2022
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Dite addio alle policy per il lavoro a distanza e ricominciate da capo

lavoro ibrido
Negli ultimi due anni, molte aziende si sono spostate verso un modello di luogo di lavoro ibrido senza alcuna politica formale in atto. Tutto ciò deve cambiare.
Redazione DigitalWorld Italia

DigitalWorld è il magazine online per chi in azienda crea, gestisce, acquista o utilizza prodotti e servizi informatici e digitali. Con aggiornamenti quotidiani, è il punto di riferimento per notizie,... Leggi tutto

È probabile che non abbiate in atto una policy per il lavoro ibrido. Molte aziende non hanno infatti alcuna policy scritta per lavorare fuori dall’ufficio e quelle che ce l’hanno probabilmente hanno imposto regole precise unicamente per il lavoro a distanza. Rimanere senza policy (soprattutto per un fenomeno in continua espansione come il lavoro ibrido) è da sconsigliare caldamente. Le policy proteggono l’azienda, migliorano il morale, promuovono una cultura migliore, aiutano la fidelizzazione dei dipendenti, migliorano la sicurezza informatica e offrono altri vantaggi.

E le politiche per il lavoro a distanza create solo un paio di anni fa per lo scatenarsi dalla pandemia sono diventate probabilmente obsolete per la maggior parte delle aziende. Il concetto di avere un manuale per i dipendenti “regolari” che lavorano in ufficio, oltre a una politica di lavoro a distanza per quella minoranza che lavora da casa, è ora estremamente antiquato.

Certo, alcuni dipendenti sono esplicitamente classificati come lavoratori ibridi o flessibili che trascorrono alcuni giorni in ufficio e alcuni giorni a casa. Ma è probabile che anche quelli classificati come lavoratori in loco svolgano del lavoro fuori dall’ufficio, fuori orario e nei fine settimana. I membri del personale possono persino lavorare in altri Paesi per brevi periodi di tempo e alcuni dipendenti specifici possono passare continuamente tra le categorie “ufficio, remoto e ibrido”. Dopotutto le possibilità di dove i dipendenti svolgono il proprio lavoro sono oggi infinite. Ed è per questo che avete bisogno di un’unica policy per tutti i dipendenti.

Le circostanze specifiche di ciascuna azienda possono variare, ma tutte le politiche di lavoro ibrido dovrebbero affrontare questi temi:

lavoro di squadra

  • Sicurezza: Anche se avete implementato un modello zero-trust (altamente consigliato), l’effettiva sicurezza informatica richiede politiche ben ponderate in merito a password, accesso, uso delle apparecchiature, uso di software non autorizzato, modifica delle impostazioni di sicurezza, gestione dei dati e riservatezza.
  • Posto di lavoro: La vostra policy deve definire chiaramente i confini del “posto di lavoro” per tutti i dipendenti. Secondo legge statale sulla sicurezza sul lavoro, ad esempio, gli infortuni subiti da dipendenti remoti a casa potrebbero essere qualificati come infortuni sul “luogo di lavoro”. Ma questo non dovrebbe coprire l’intera proprietà della casa. Tagliarsi ad esempio un dito con un coltello in cucina mentre si prepara un panino, non dovrebbe essere considerato un incidente sul lavoro. Qualsiasi spazio fisico designato come “luogo di lavoro” domestico deve essere regolato da una politica per garantire la sicurezza. L’implicazione della designazione di un “luogo di lavoro” a distanza è che qualsiasi lavoro svolto al di fuori di tale “luogo di lavoro” necessita di una propria policy. Quasi tutti i dipendenti lavorano infatti al di fuori del “posto di lavoro”, sia che si tratti di un impiegato che risponde alle e-mail mentre beve un caffè in un bar o di un dipendente che sta finendo una videoconferenza comodamente seduto sul divano in salotto.
  • Attrezzatura: Determinare e specificare quali apparecchiature verranno fornite e utilizzate dai dipendenti per il lavoro e come devono essere utilizzate tali apparecchiature.
  • Eleggibilità: Specificare chi è idoneo per il lavoro a distanza e il lavoro flessibile e se questi accordi sono stabiliti caso per caso. Includere tutti i dettagli nella policy.
  • Produttività: Stabilire aspettative chiare e metriche dettagliate o standard di prestazione. Specificare tutti gli strumenti da utilizzare per misurare la produttività, compreso il cosiddetto software di “sorveglianza”.
  • Comunicazione: Stabilire i requisiti per partecipare a riunioni, rispondere a e-mail e telefonate, partecipare a conversazioni e altre specifiche sulla comunicazione.
  • Allocazione: L’uso delle risorse condivise, soprattutto in ufficio, dovrebbe essere elencato nella policy. Se utilizzi un processo di hot desking per l’allocazione degli spazi di lavoro, dovete definire il sistema di prenotazione, le regole e l’idoneità.
  • Disponibilità: Identificare quando ci si aspetta che i dipendenti siano disponibili per la comunicazione e il lavoro in ufficio.
  • Cessazione: Spiegare le aspettative al momento del licenziamento per qualsiasi dipendente che si licenzia o viene licenziato. Concentratevi sulla gestione dei dati, sulla restituzione delle apparecchiature, sull’accesso alle risorse cloud e su tutto ciò che è rilevante quando un dipendente lascia (per qualsiasi motivo) la vostra organizzazione.
  • Evoluzione: Evitate la tentazione di creare un policy per poi ignorala. Considerate la vostro politica sul lavoro ibrido un documento vivo soggetto a continue revisioni e ripensamenti.

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// Data pubblicazione: 04.02.2022
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