Un Chief Administrative Officer (CAO), l’equivalente del nostro Direttore Amministrativo, è un dirigente di alto livello responsabile della supervisione delle operazioni quotidiane di un’organizzazione e delle prestazioni complessive dell’azienda. I CAO sono responsabili della gestione delle finanze di un’organizzazione e della creazione di obiettivi, politiche e procedure affinché l’azienda la aiuti a operare in modo più efficiente e conforme. In genere riportano direttamente al CEO e fungono da intermediari tra altri dirigenti di livello senior e il CEO.

I CAO spesso gestiscono il personale amministrativo e talvolta sono anche responsabili della supervisione del personale contabile. Questi dirigenti si concentrano fortemente su politiche, procedure, profitti e assicurano che tutte le norme e i regolamenti normativi siano seguiti. Lavorano a stretto contatto con i dipartimenti e i team all’interno dell’organizzazione per garantire che operino in modo efficace e per determinare se ci sia spazio per miglioramenti. Se un dipartimento ha prestazioni insufficienti, un CAO può intervenire e identificare quali aree devono essere modificate o migliorate per cambiare le cose.

Oltre a supervisionare le operazioni quotidiane di un’azienda, i CAO devono anche tenere d’occhio i progetti strategici a lungo termine. Ciò potrebbe includere lo sviluppo di budget a lungo termine, lo sviluppo e il monitoraggio dei KPI, la formazione di nuovi manager e il monitoraggio delle modifiche alle regole normative e di conformità.

Responsabilità del Chief Administrative Officer

Le principali responsabilità di un CAO sono garantire che l’azienda operi quotidianamente in modo efficiente e supervisionare la gestione di alto livello e altro personale. Il ruolo del CAO può essere trovato in diversi settori, più comunemente in tecnologia, finanza, governo, istruzione e assistenza sanitaria. È un ruolo che richiede un processo decisionale di alto livello, capacità di leadership e forti capacità comunicative. I CAO lavorano a stretto contatto con i leader dell’organizzazione e devono essere in grado di comunicare al CEO come funzionano i vari dipartimenti all’interno dell’azienda.

I CAO dovrebbero avere anche forti capacità di presentazione e di comunicare informazioni commerciali e finanziarie complesse ad altri stakeholder dell’azienda. È un ruolo che richiede una spiccata comprensione della gestione del cambiamento e la capacità di destreggiarsi tra più progetti complessi contemporaneamente. I CAO hanno bisogno di un solido rapporto basato sulla fiducia con il CEO dell’organizzazione perché lavoreranno a stretto contatto con loro per migliorare l’efficienza aziendale.

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Le responsabilità di un CAO variano a seconda del settore, ma generalmente includono:

  • Impostazione, monitoraggio e gestione dei KPI per i dipartimenti e il personale di gestione
  • Formulazione di piani strategici, operativi e di budget
  • Lavorare a stretto contatto con nuovi manager in ruoli amministrativi
  • Tutoraggio e coaching del personale amministrativo all’interno dell’organizzazione
  • Esecuzione di valutazioni del manager
  • Lavorare a stretto contatto con il consiglio di amministrazione
  • Rimanere aggiornato sulle ultime modifiche alle norme e ai regolamenti governativi relativi alle attività amministrative, alla contabilità e alla rendicontazione finanziaria

Competenze del del Chief Administrative Officer

Sebbene le skill differiscano in base al settore, i CAO dovrebbero avere le seguenti competenze:

  • Pianificazione strategica
  • Leadership di squadra
  • Conformità legale
  • Reporting finanziario
  • Conformità normativa
  • Gestione del bilancio
  • Gestione strategica del progetto
  • Gestione del rischio/controllo del rischio

CAO vs COO

Il ruolo del CAO è molto simile a quello di un Chief Operating Officer (COO o direttore operativo), poiché entrambi sono responsabili della supervisione delle operazioni di un’azienda. Il ruolo di COO, tuttavia, si trova più comunemente nelle aziende che producono prodotti fisici, mentre il ruolo di CAO è più adatto alle aziende focalizzate sull’offerta di servizi. Non è raro però che un’azienda abbia entrambi i ruoli, a seconda delle esigenze di business.

Un’altra differenza tra un CAO e un COO è che i primi supervisionano le operazioni quotidiane e identificano le opportunità per migliorare i dipartimenti, i team e la gestione all’interno dell’organizzazione. Se un dipartimento non sta andando bene, un CAO assume spesso il ruolo di capo dipartimento, lavorando al timone del team o del dipartimento per controllare in prima persona il suo funzionamento e come potrebbe essere migliorato.

I COO si concentrano invece maggiormente sulle operazioni complessive di un’azienda, piuttosto che sulle operazioni quotidiane di dipartimenti o team specifici. Sono responsabili della supervisione di progetti come la scelta di nuovi upgrade tecnologici, la ricerca di nuovi impianti per la produzione e la supervisione delle supply chain fisiche.

Nelle aziende che hanno sia un CAO, sia un COO, i due spesso lavorano a stretto contatto per sviluppare parametri di successo e obiettivi per l’azienda. I loro ruoli sono talmente correlati che questi due dirigenti, se presenti entrambi in un’azienda, elaborano insieme strategie quando si tratta di budget o di attuazione di regole normative e di conformità. Sia il CAO, sia il COO tengono d’occhio le operazioni e l’efficienza, ma lo fanno in un ambito diverso dell’attività.