Anche i progetti che sembravano più solidi e promettenti possono rivelarsi un fallimento. Nel corso del tempo possono emergere segnali che indicano che il progetto non solo non soddisfa le aspettative, ma che assorbe risorse che potrebbero essere utilizzate meglio. Cosa fare in questi casi? Sapere quando staccare la spina a un investimento IT è un’abilità che ogni CIO dovrebbe avere. L’acquisizione di questa capacità richiede una combinazione di intuizione, esperienza e volontà di riconoscere i segnali di allarme che si manifestano.

Qui presentiamo sette segnali che indicano che è il momento di abbandonare un progetto IT, anche se un tempo sembrava brillante e promettente.

1. Il progetto richiede continui riesami e revisioni

Gli investimenti IT strategici comportano rischi, ma sono generalmente di natura lungimirante. “Sono scommesse fatte per creare proattivamente soluzioni digitali per l’azienda”, spiega T. Ravichandran, docente di management della supply chain presso il Rensselaer Polytechnic Institute. Tuttavia, se un investimento porta a un progetto che non è completamente attivo e funzionante entro un periodo di tempo predefinito, dell’ordine di sei mesi o un anno, potrebbe essere il momento di ripensare la strategia e gli obiettivi dell’iniziativa.

“L’escalation degli impegni è un grave problema che affligge molti progetti IT”, osserva Ravichandran. “Poiché abbiamo investito soldi in una iniziativa, dobbiamo continuare il corso”.

Finanziare un investimento in modo incrementale, invece che in modo completo fin dall’inizio, può aiutare a garantire il successo a lungo termine di un progetto. “Se gli obiettivi intermedi vengono raggiunti si finanzia la fase successiva. In caso contrario si riesamina la validità del progetto”, suggerisce Ravichandran. “Spesso, in questo contesto, la tecnologia potrebbe evolversi e maturare più velocemente”.

D’altra parte, se tutti i segnali indicano delusione, Ravichandran consiglia di confrontarsi con i responsabili del business che potrebbero sponsorizzare o guidare il progetto prima di staccare la spina. “In molti casi è possibile salvare alcuni elementi dell’investimento, o semplice ridefinire gli obiettivi”.

2. L’investimento si basava su un presupposto errato

Una convinzione errata sul valore, il costo, il beneficio o le conseguenze di un investimento può facilmente compromettere la riuscita di un progetto. “A volte ti rendi conto che il vantaggio non è grande come previsto, o che il costo delle operazioni sarà più alto di quanto pensavi, o che un’ipotesi di base sui tuoi clienti non è corretta, o che il mercato è cambiato radicalmente”, spiega Avery Lyford, Chief Customer Officer di Infostretch, società che offre servizi digitali professionali.

A volte, la realtà si oppone alla pianificazione più attenta. La pandemia COVID-19, per esempio, ha costretto a costretto molte aziende a cambiare radicalmente le loro strategie. “Ogni decisione presa prima della pandemia, come l’aggiornamento dei sistemi software o dei firewall interni, va rivalutata per stabilire se è ancora valida”, afferma Brian Haines, vice presidente della strategia presso la società di consulenza gestionale FM: Systems.

3. Il progetto è andato fuori rotta

“L’indicazione che un investimento sembra allontanarsi dagli obiettivi prefissati è un segnale da non sottovalutare”, avverte Paul Rohmeyer, professore associato e direttore del Master in sistemi informativi presso lo Stevens Institute of Technology. I progetti IT vengono lanciati per abilitare o supportare obiettivi aziendali specifici.

“Qualsiasi indicazione che i risultati previsti del progetto possano essere disallineati con gli obiettivi aziendali dovrebbe essere esaminata attentamente e il progetto rivalutato”, suggerisce. Sono molti i fattori che possono portare a un disallineamento, comprese le situazioni in cui lo sviluppo del progetto crea un sistema che funziona in modo molto diverso – e non produttivo o efficiente – rispetto a quanto originariamente previsto.

Rohmeyer osserva che qualsiasi decisione di terminare un progetto dovrebbe essere affrontata in modo ponderato e trasparente, coinvolgendo tutte le parti interessate. “Tuttavia, una volta presa la decisione, la sua attuazione dovrebbe essere il più rapida possibile, per fermare le spese e consentire il riposizionamento delle risorse”, raccomanda. “Valutate attentamente, prendete la decisione e poi muovetevi rapidamente”.

4. Il supporto degli sponsor si sta esaurendo

Quando le principali parti interessate iniziano ad abbandonare la nave, è un segnale chiaro che l’investimento potrebbe non è più efficace o rilevante per le operazioni aziendali. “Se vengono ridotti i finanziamenti o la priorità di un progetto, è un segno che il programma di investimento attualmente non soddisfa le esigenze dell’azienda“, afferma Greg Stam, CEO della società di consulenza digitale Ahead.

I segnali di una diminuzione del sostegno delle parti interessate sono solitamente difficili da ignorare. Gli sponsor possono improvvisamente smettere di discutere del progetto in occasione di riunioni aziendali, le richieste di aggiornamento iniziano a mostrare segni di impazienza o urgenza e i membri chiave del team possono essere improvvisamente ritirati e riassegnati. “Spesso gli obiettivi del progetto vengono ridimensionati, e al team che rimane viene chiesto di continuare con risorse inadeguate per realizzare l’investimento”, afferma Stam.

5. L’investimento non genera risultati aziendali significativi

Un’iniziativa può funzionare nel pieno rispetto dei tempi, soddisfare pienamente o superare ogni obiettivo tecnico previsto, ma ancora non riuscire a fornire alcun miglioramento misurabile in termini finanziari, di tempo o produttività. Con disappunto, molti CIO scoprono solo alla fine, dopo che sono state investite enormi somme di denaro, che al progetto manca qualsiasi tipo di ROI convincente.

“La ragione più diffusa alla base di queste situazioni è che l’iniziativa è stata avviata perché era il progetto preferito di qualcuno, o perché il management cercava una nuova brillante tecnologia”, spiega Sebastian Grady, presidente di Rimini Street, fornitore indipendente di servizi di supporto software. Peggio ancora, il CIO può aver seguito una roadmap dettata dal fornitore. “Questi progetti in genere non portano alcun vantaggio per l’azienda: non aumentano le entrate, non diminuiscono i costi e non sottraggono quote di mercato ai concorrenti”.

“Le decisioni IT sono sempre decisioni aziendali”, osserva Aníbal Abarca, CTO della società di consulenza tecnologica Wizeline, e spiega che gli investimenti digitali effettuati nel 2020 si sono concentrati principalmente su miglioramento dell’esperienza del cliente, sviluppo più rapido dei prodotti e massimizzazione dell’affidabilità e della sicurezza. “Se un progetto IT non porta vantaggi in una di queste aree è un segnale che potrebbe essere il momento di interrompere o ridurre al minimo quel particolare investimento”, afferma Abarca.

6. L’investimento non convince gli utenti finali

Un investimento deve fornire una qualche forma di valore significativo ai suoi utenti finali. Quando un progetto un tempo promettente genera poco o nessun interesse da parte degli utenti e in generale è passato in secondo piano, diventa semplicemente un inutile ostacolo alle risorse aziendali. “Non limitatevi a considerare quante persone in azienda lo stanno attualmente utilizzando”, suggerisce Aviv Ben-Yosef, consulente IT e coach di Aviv Ben -Yosef Consulting, “ma valutate anche se il numero è diminuito di recente e si prevede che continuerà a farlo”.

Osservare gli indicatori chiave e apportare correzioni lungo il percorso offre opportunità per salvare l’investimento. “Piuttosto che essere reattivi e staccare la spina da qualcosa quando è troppo tardi, è meglio adottare un approccio proattivo e apportare modifiche in corso d’opera”, suggerisce.

7. L’investimento non è più necessario

Con l’avanzare del tempo e della tecnologia, un progetto potrebbe semplicemente diventare superfluo. “Se l’investimento IT non fornisce più il ROI o il valore atteso per l’azienda, diventa un inutile spreco finanziario”, osserva Robert Goodwin, vice presidente di InfoSystems.

Ogni investimento IT dovrebbe essere periodicamente sottoposto a un’analisi del business case per determinare se sta ancora raggiungendo gli obiettivi previsti. “Nel caso in cui le esigenze aziendali siano cambiate e il progetto non sia più necessario, l’investimento IT dovrebbe essere interrotto”, consiglia Goodwin. “In queste situazioni è meglio selezionare e implementare un nuovo investimento IT con un ROI più positivo”.