Per alcuni leader delegare è difficile. Facendo da soli possono mantenere la visione d’insieme e al contempo concentrarsi sui dettagli, portando a termine il lavoro in modo più veloce. Tuttavia, “mano a mano che le responsabilità crescono, si arriva a un punto in cui non si può fare tutto da soli”, afferma David Giannetto, CEO di WorkWave. “E quando ciò accade, deve avere intorno persone di cui ci ti fidi. Devi circondarti di persone che si sono guadagnate la tua fiducia”.

E questa è la sfida. Se un manager non delega, non avrà intorno persone di cui si fida. I suoi collaboratori non avranno avuto la possibilità di crescere, e qualcuno sarà tentato di cercarla altrove.

Ecco alcuni suggerimenti di leader IT che hanno imparato a delegare anche le attività più impegnative.

1. Immaginare di essere in vacanza

Anche se può sembrare un problema per le persone, le difficoltà di delega spesso risiedono nella mente del leader IT. La buona notizia? E’ possibile cambiare atteggiamento, per esempio utilizzando “trucchi mentali” per raggiungere una mentalità che renda più facile la delega.

“Molti leader trovano difficile affidare ad altri le attività che svolgevano prima“, afferma Mike Anderson, CIO di Netskope. “C’è sempre questa sensazione di ‘posso farlo più velocemente.’ Ma se il tuo team rimane sempre in attesa delle tue risposte o istruzioni, non potrai mai andare in vacanza”.

“Ciò che mi aiuta a delegare è ricordare che scrivere codice significa anche mantenere il codice“, dice Tim Panagos, CTO e co-fondatore di Microshare. “Quindi, penso a delegare i compiti di oggi come se si trattasse davvero di delegare i compiti futuri. Mi aiuta a sentirmi bene a rinunciare a parte del lavoro attuale“.

2. Preparare i propri collaboratori

Arriverà il momento in cui anche il responsabile IT andrà in vacanza. Oppure potrebbe ammalarsi, avere un’emergenza o essere troppo impegnato su altri fronti per gestire un compito da svolgere. In queste situazioni, non potrà delegare a qualcuno di fiducia se non l’avrà pianificato per tempo. “E le persone che non delegano, si esauriscono“, aggiunge Anderson.

La delega richiede preparazione. Prima di poter delegare, bisogna avere le persone a cui delegare. “Se ritieni di non avere quelle persone, il primo passo è determinare il motivo”, afferma Giannetto di WorkWave. “Prima di tutto valuta se non ti fidi dei tuoi collaboratori perché non hanno le competenze giuste. Se è così, non hai la squadra giusta e hai bisogno di nuove persone”.

Questa potrebbe anche essere una trappola mentale mascherata dal problema delle persone. I leader possono essere diffidenti nel dare al personale la possibilità di dimostrare di essere degno di fiducia, soprattutto se una precedente esperienza di delega non è andata bene, confermando, nella sua mente, che non hai le persone giuste.“Delegare è accettare che possa verificarsi un fallimento”, dice Giannetto. “Se non dai a qualcuno la libertà di fallire, non gli dai abbastanza potere per essere responsabile di quel compito”.

Un’altra trappola mentale è credere di dover assumere persone esperte e abili in determinati compiti prima di poter delegare.

“Tutti vogliono assumere la persona con dieci anni di esperienza nell’utilizzo di alcuni strumenti o tecnologie, perché ritengono che sia la persona migliore per portare a termine quel lavoro“, afferma Anderson di Netskope. “Ma anche i concorrenti stanno cercando quella persona. Suggerisco, invece, di cercare le soft skill o le hard skill fondamentali necessarie per apprendere quella nuova tecnologia o assumersi quel compito“.

Quella persona potrebbe già essere nel team. C’è qualcuno che ha il polso del team o del cliente, un’abilità tecnica o una mente orientata alla risoluzione dei problemi che potrebbe, con alcune indicazioni, essere molto bravo nelle cose che il manager esita a delegare?

3. Iniziare dalla definizione del problema

Una volta identificata la persona, il modo in cui viene gestita la delega può avere un enorme impatto sul successo dell’operazione. E questo parte dalle attività che si sceglie di scaricare. “Assicuratevi di non delegare solo le cose che non vi piacciono“, dice Anderson. “Vedo i leader delegare solo i compiti monotoni che nessuno vuole fare“. Ciò non svilupperà le capacità dei collaboratori né vi aiuterà a fidarvi di loro.

“Sono fermamente convinto che sia necessario delegare il processo decisionale alle persone più vicine al problema“, afferma Anderson, “perché sono quelle che hanno le informazioni più rilevanti per risolvere il problema“.

Ma non bisogna limitarsi a consegnare il compito e sperare per il meglio. C’è un trucco per ottenere il risultato che si desidera.

“Iniziate con una definizione del problema“, afferma Anderson. “Dite alle persone: ‘ecco il problema che dobbiamo risolvere e i paletti entro cui devi risolverlo.’ Quindi fidatevi che lo facciano chiedendo loro di tornare con alcune soluzioni in modo da poter decidere insieme qual è la strada giusta da percorrere“.

Ciò conferisce alla persona che gestisce il compito l’autonomia e il controllo necessari per possederlo e applicarvi la propria risoluzione creativa dei problemi. Protegge anche il risultato, consentendo di valutare e guidare la discussione sulla decisione. Questo processo aiuterà questa persona a guadagnare fiducia, imparare a prendere decisioni e diventare, alla fine, un membro del team che può operare in modo più autonomo e con capacità decisionali più ampie.

4. Lasciare che le persone sbaglino per imparare

Poiché l’apprendimento spesso comporta il fallimento, potrebbe essere necessario procedere gradualmente per arrivare a delegare i compiti più importanti. Iniziate affidando cose che potreste essere più a vostro agio nel lasciar andare o che non costituiscono un enorme problema se vanno male. E poi resistete all’impulso di intervenire se intercettate un imminente fallimento.

C’è anche un grande vantaggio nel lasciare che i membri del tuo team imparino fallendo: quando succede, potrebbero risolvere il problema in un modo diverso, forse migliore, dal modo in cui si è sempre fatto.

“È così che la diversità di pensiero entra nelle organizzazioni“, afferma Anderson. “Puoi dare a tre persone lo stesso problema e loro torneranno con tre diverse, spesso ottime, soluzioni. Quindi puoi confrontare queste tre soluzioni e trovarne una che riunisca il meglio di tutte e tre“.

Ma per arrivare qui è necessario passare per lo scomodo e spesso dispendioso in termini di tempo processo di guardare qualcuno imparare attraverso tentativi ed errori.

“Stai investendo nelle persone e permettendo loro di crescere“, afferma Panagos. “La maggior parte delle persone nell’IT ama risolvere i problemi. Apprezzano il rispetto, forse più del denaro. Delegare è sia un modo per dare alle persone problemi difficili sia mostrare loro che li rispetti abbastanza da aver fiducia che li risolveranno“.

5. Considerare la possibilità di delegare due volte

Quando si crea un team di collaboratori a cui delegare compiti importanti, la ridondanza è intelligente. Sembra costoso, ma delegare lo stesso compito a più di una persona può portare a risultati migliori – e a un migliore team building.

“Vale la pena distribuire i rischi, soprattutto nel caso di compiti difficili da svolgere, ma che sarebbe meglio che diverse persone sapessero come farlo”, dice Panagos. “Questo potrebbe sembrare uno spreco. Ma è un investimento per sviluppare la capacità di delegare e far capire al tuo team che stai investendo per far crescere il loro ruolo. Inoltre libererà un grosso collo di bottiglia che potrebbe frenare la tua produttività”.

6. Condivisione delle responsabilità

A volte ci si trova di fronte a un compito che sembra, a prima vista, troppo importante da delegare. Ma, man mano che ci si sente più a proprio agio nel delegare, emerge il potere della condivisione delle responsabilità.

“In qualità di leader, ti potrebbe essere richiesto un piano di risparmio sui costi, per esempio attraverso una riduzione del personale”, afferma Anderson. “Molti leader decideranno di fare da soli quel lavoro, perché ha un impatto sui mezzi di sussistenza delle persone. Ma quello che ho fatto è stato andare dai miei leader e dire: ‘Ecco la nostra sfida. Voglio che ognuno di voi torni con alcune opzioni.’”

Per lo meno verrà presentata una varietà di idee, molte delle quali il manager potrebbe non aver pensato.

Questa strategia può funzionare anche con il compito di delegare. Forse nel proprio team c’è qualcuno con determinate competenze: anziché dipendere da quella persona per tutto ciò che riguarda quel set di abilità, affidatele il compito di diffondere le sue conoscenze.