Spesso ai CIO e ai responsabili aziendali viene richiesto di eliminare i costi superflui nelle loro business unit. E’ un compito delicato e può capitare che, per ridurre gli sprechi, i leader IT cadano in trappole comuni che danneggiano inutilmente i servizi e le operazioni IT e aziendali.

Sapere cosa, quando e quanto profondamente tagliare è tanto un’arte quanto una scienza economica. Ecco una guida agli errori da evitare nella riduzione del budget IT.

1. Tagliare i costi senza coinvolgere il business

Samir Datt, managing director presso la società di consulenza globale Protiviti, consiglia di lavorare a stretto contatto con i leader aziendali per creare una struttura organizzativa IT ben definita ed efficiente.

“Il budget IT va investito nelle funzionalità chiave che sono allineate alle iniziative di business”, suggerisce Datt, ”mentre la riduzione dei costi si può ottenere, per esempio, tramite l’outsourcing in aree meno importanti”.

Datt rileva inoltre che la collaborazione con i responsabili degli acquisti e delle risorse umane può aprire la porta a ulteriori opportunità di risparmio sui costi, come l’identificazione di modifiche contrattuali potenzialmente vantaggiose e l’attrazione e la conservazione di talenti chiave.

2. Aspettare che la riduzione del budget venga imposta dall’alto

Non agire in modo proattivo sulle riduzioni dei costi a causa di disattenzione o eccessivo ottimismo è una trappola comune. Ritardare inutilmente l’azione all’ultimo minuto limiterà le opzioni di taglio del budget a misure strettamente reattive, come la riduzione del personale, l’annullamento di progetti e il rinvio degli acquisti di risorse.

“Un approccio proattivo esamina le strategie per ottimizzare le operazioni IT, l’approvvigionamento e la gestione del portafoglio di progetti”, afferma Rocco Rao, analista e direttore di ricerca presso Info-Tech Research Group.

Quando l’IT è visto come un’entità reattiva, il CIO sarà probabilmente ritenuto responsabile della riduzione dei livelli di servizio, poiché i tagli richiesti non sono stati gestiti in modo efficiente e in accordo con le unità aziendali interessate. “Il risultato è un’occasione mancata per l’IT di presentarsi come un partner per il business, un attore strategico e non solo operativo”, osserva Rao.

3. Tagliare prima di condurre un’analisi dettagliata delle spese

Prendere decisioni di riduzione dei costi troppo rapidamente, senza le informazioni e gli approfondimenti necessari, può lasciare l’organizzazione IT alle prese con lacune in termini di prestazioni ed efficienza. “Se vengono effettuati tagli alla sicurezza informatica, per esempio, il resto dell’infrastruttura e delle reti IT potrebbe essere maggiormente a rischio”, afferma Bason Paravattil, responsabile dei servizi di infrastruttura cloud per Capgemini North America.

Un altro esempio di decisione affrettata è il taglio dei budget per i data center durante la migrazione al cloud. “A prima vista ha senso, ma l’economia dell’IT è in continua evoluzione e il passaggio al cloud non significa che sia opportuno ridurre gli investimenti per i data center”, afferma Paravattil. Per garantire un processo decisionale pienamente informato i leader IT devono condurre analisi dettagliate utilizzando più origini dati per convalidare i tagli di budget.

4. Ritardare gli investimenti in nuovi progetti

A prima vista, rallentare o fermare gli investimenti in nuove tecnologie può sembrare una mossa intelligente. Ma l’apparenza inganna. “I programmi dovranno essere rivisti continuamente e i piccoli risparmi realizzati potrebbero portare, in seguito, a un aumento delle spese per stare al passo con le crescenti esigenze dell’azienda”, avverte Chris Fielding, CIO del fornitore di servizi IT Sungard Availability Services.

Il problema è duplice, osserva Fielding. “Ritardare gli investimenti non solo diminuisce la capacità dell’IT di soddisfare le mutevoli esigenze aziendali, ma porterà a un investimento significativamente più grande e composto lungo la strada, mentre le capacità del team diventeranno obsolete (richiedendo quindi ulteriore formazione) e i migliori talenti inizieranno a cercare opportunità più interessanti”.

Fielding suggerisce di affrontare il problema creando una tabella di marcia e una tempistica che definiscano gli obiettivi aziendali e la visione dell’IT per il raggiungimento di tali obiettivi. “Optate per investimenti programmati per compiere piccoli passi che guidano il cambiamento all’interno dell’azienda”, consiglia, “e concedetevi tempo da investire nello sviluppo delle competenze dei team”.

5. Non ottimizzare la spesa

“L’ottimizzazione della spesa può portare a risparmi significativi senza diminuire le prestazioni di operazioni o servizi critici”, osserva Matt Deres, CIO di Rocket Software. Consiglia di prendere in considerazione tutti i costi rilevanti per determinare quanto costa un particolare servizio, come sistema finanziario, server, supporto desktop e servizi di rete. “Se si dispone di questi dettagli, insieme ai dati sulla data di inizio e di fine per tutti i contratti, è molto più semplice comprendere in modo proattivo la struttura dei costi e dove è possibile ottimizzare riducendo la duplicazione o i servizi inutilizzati”, afferma Deres. “In tempi di riduzioni dei costi più forzate, questi dati sono un potente strumento per collaborare con il business e stabilire quali servizi ottimizzare per soddisfare il vincolo di budget”.

6. Tagliare i costi troppo ampiamente e indiscriminatamente

“I leader IT spesso reagiscono in modo eccessivo a un mandato di riduzione del budget adottando un approccio ‘one size fits all’ per tagliare i costi”, osserva Ramesh Balakrishnan, senior manager presso la società IT EY Consulting.

“E’ una scorciatoia utilizzata quando non si ha il tempo di analizzare le aree tattiche in cui si possono ridurre i costi con un impatto minimo”, afferma. “I tagli vengono applicati senza visibilità in aree sensibili per l’intera azienda, che potrebbero avere un effetto negativo sull’azienda o sugli utenti, come la gestione del rischio o aree che stanno effettivamente accelerando la crescita aziendale”.

Balakrishnan ritiene che il risparmio sui costi dovrebbe essere visto in modo olistico come una combinazione tattica tra riduzione degli sprechi e ottimizzazione del budget. “La riduzione dei costi viene utilizzata in aree specifiche e si basa su una solida comprensione dei vantaggi rispetto agli impatti sull’azienda, sugli utenti e sul morale del team”, afferma. “L’ottimizzazione dei costi mira a risparmi a lungo termine attraverso l’ottimizzazione della spesa puntando a funzionalità come l’automazione e il monitoraggio proattivo”.

Tenere a mente solo gli obiettivi tattici quando si tagliano i costi spesso porta a problemi imprevisti più grandi, come un impatto negativo sul business, problemi con la produttività degli utenti finali e un aumento del rischio di violazioni della sicurezza. “È fondamentale capire che un taglio miope dei costi, senza considerare i maggiori impatti sul business, di solito finisce per essere molto più costoso dei risparmi ottenuti”, osserva Balakrishnan.

7. Scaricare la responsabilità su altri team

In questi tempi difficili i CIO sono sottoposti a forti pressioni per ridurre i costi, spesso con vincoli impegnativi, come dal 10% al 15%. Può esserci la tentazione di trasferire il mandato ai team integrati nella divisione IT, richiedendo a ciascun leader di unità di raggiungere l’obiettivo di riduzione dei costi. “Dopo tutto, le singole unità all’interno della divisione IT dovrebbero sapere dove è possibile effettuare tagli per ottenere i risparmi richiesti”, afferma Tim Potter, manager di Deloitte Consulting.

Tuttavia, se delegare ad altri la responsabilità può sembrare un modo logico per gestire un compito generalmente spiacevole e impopolare, raramente è una buona idea. “Questo approccio spesso porta a iniziative di riduzione dei costi che non saranno mai realizzate, poiché gli sforzi sono miopi e disallineati con la strategia aziendale complessiva”, spiega Potter.

I CIO che delegano ad altri il taglio dei costi rischiano di ottenere meno di quanto si aspettano. Per esempio, il team delle piattaforme tecnologiche potrebbe decidere di ridurre gli investimenti necessari per espandere la propria piattaforma cloud, lasciando la divisione IT incapace di soddisfare le esigenze di una divisione aziendale che sta pianificando di implementare nuove soluzioni basate sull’apprendimento automatico progettate per coinvolgere meglio i clienti. Nel frattempo, il responsabile della gestione dei programmi IT potrebbe ridurre le operazioni dal 10% al 15%, modificando i nuovi metodi o strumenti disperatamente necessari per migliorare la produttività.

In entrambi gli esempi, i tentativi di ridurre i costi non vengono realmente realizzati. “In questi casi l’iniziativa di riduzione dei costi è stata diretta nelle aree sbagliate, e spetta al CIO invertire la rotta”, conclude Potter.