Il vendor management (gestione dei fornitori) aiuta le organizzazioni a trasformare le relazioni con i fornitori di terze parti da una transazione commerciale passiva a una partnership collaborativa proattiva. Sebbene la collaborazione con i fornitori IT possa aiutare ad alleviare il carico sull’IT, solleva anche preoccupazioni, in particolare per quanto riguarda dati, rischi e sicurezza. Una solida strategia di vendor management IT può aiutare le organizzazioni a determinare quale fornitore si adatta meglio alle esigenze dell’azienda, tenendo presente le caratteristiche rilevanti, il prezzo, la disponibilità, il rischio e la sicurezza e le normative di conformità.

Poiché la maggior parte delle organizzazioni si affida a più fornitori di terze parti, le complessità aumentano e destreggiarsi tra molte relazioni con i fornitori può rapidamente sopraffare un reparto IT già impegnato. Inoltre, per garantire il miglior servizio, le aziende dovrebbero evitare di cadere nella trappola in cui restano fedeli ai fornitori attuali per comodità e convenienza, soprattutto se il servizio, il prezzo o le funzionalità non sono esattamente ciò che l’azienda sta cercando.

Invece, stabilire una pratica di vendor management dedicata può aiutare a mantenere la vostra organizzazione e i vostri fornitori in attività dopo la firma del contratto iniziale e aiutare a stabilire processi per valutare continuamente le prestazioni dei fornitori per garantire che la relazione rimanga vantaggiosa. Costruire solide relazioni con i fornitori crea lealtà e affidabilità nella supply chain e può aiutare le aziende a garantire che stiano offrendo i migliori prodotti e servizi possibili.

Vantaggi del vendor management

Se non gestite, le partnership con i fornitori possono rapidamente fallire. Ma stabilendo una persona di riferimento che si concentri sulla gestione di quella relazione con il fornitore, è possibile formare una forte partnership dinamica. Costruire tale relazione è uno degli obiettivi e dei vantaggi principali del vendor management e stabilire e mantenere le migliori pratiche di gestione dei fornitori può aiutare a far risparmiare denaro, tempo e risorse all’azienda.

Altri vantaggi di un efficace processo di vendor management includono quanto segue:

  • Creare più scelte per la vostra organizzazione e trovare scelte migliori per creare una strategia dei fornitori che meglio si adatti al budget e alle esigenze dell’azienda
  • La scelta tra più fornitori può creare guerre di offerte e quindi tariffe e prezzi migliori per la vostra azienda
  • Costruire relazioni più solide con i fornitori migliorerà la collaborazione e la comunicazione durante l’implementazione della tecnologia o l’esternalizzazione delle risorse
  • Il vendor management può supportare meglio la governance IT, aiutando le organizzazioni a tenere d’occhio la conformità e la gestione del rischio
  • Con una forte relazione con i fornitori, le aziende possono identificare rapidamente eventuali problemi con i fornitori prima che diventino un problema più grande
  • La gestione dei fornitori consente alla vostra organizzazione di rimanere proattiva anziché reattiva, mantenendo il controllo delle prestazioni e dell’efficienza dei fornitori

Skill e responsabilità

Un vendor management di successo richiede una solida base di conoscenze tecniche. I responsabili dei fornitori IT devono comprendere la complessità di ogni tecnologia, processo, software o strumento affidato a terzi. Ma è anche un ruolo che richiede forti competenze trasversali per comunicare con i fornitori e mantenere tali relazioni.

Il ruolo del vendor management varia in base all’organizzazione, a seconda dei prodotti e dei servizi che crea. Ma per ogni azienda, la gestione dei fornitori richiede la ricerca, la comunicazione e la decisione su un fornitore specifico per soddisfare le esigenze organizzative. Potrebbe essere necessario rinegoziare i contratti, trovare le migliori offerte, fornire confronti tra i prodotti alla leadership esecutiva, gestire relazioni a lungo termine con i contatti dei fornitori e tenere d’occhio l’evoluzione delle relazioni.

Mobilità aziendale

Sebbene il ruolo della gestione dei fornitori possa rientrare nell’ambito dei responsabili IT o dei responsabili delle operazioni IT, le aziende che lavorano con un’ampia gamma di fornitori spesso fanno un passo in più per creare un ufficio di vendor management IT (VMO) per supervisionare tutte le relazioni con i fornitori. Questo dipartimento aiuta a guidare l’organizzazione attraverso la creazione di RFP fino all’implementazione finale e aiuta i leader IT a rimanere al passo con le relazioni con i fornitori con valutazioni regolari delle prestazioni.

Alcune aziende potrebbero non aver bisogno di un intero reparto per la gestione dei fornitori, ma vogliono comunque un ruolo interno dedicato che se ne occupi. Assumendo una o due persone focalizzate esclusivamente sulla gestione delle relazioni con i fornitori, le aziende possono assicurarsi di ottenere le migliori offerte, lavorare con i fornitori giusti e rimanere al passo con le ultime tecnologie. Ciò impedisce inoltre che la gestione dei fornitori cada nel dimenticatoio, che i contratti scadano e che le relazioni con i fornitori di raffreddino o cessino del tutto.

Software per il vendor management

Sono disponibili strumenti e software per aiutare le organizzazioni a gestire più relazioni con i fornitori contemporaneamente. Questi strumenti possono aiutare i leader IT e i gestori dei fornitori a prendere appunti su diversi prodotti, costi, servizi e dettagli del contratto.

Gli strumenti e il software di vendor management IT possono essere utili per compiti piuttosto semplici come tenere traccia delle informazioni di contatto del fornitore, dei numeri di telefono e degli indirizzi e-mail. Altri strumenti possono arrivare al punto di fornire rapporti dettagliati sull’analisi costi-benefici di determinati contratti. Sono utili anche per la fase di ricerca, poiché molti di questi software offrono anche recensioni e valutazioni sui fornitori o addirittura offrono elenchi di fornitori preferiti.

Secondo Capterra, gli strumenti software di gestione dei fornitori più popolari e conosciuti includono:

  • A1 Tracker
  • C1Risk
  • Contractor Compliance
  • Digital Purchase Order
  • Gatekeeper
  • OurRecords
  • PayEm
  • Precoro
  • Promena e-Sourcing
  • ProcurementExpress.com
  • Proqura
  • SimpleVMS
  • Tandem Software
  • Tikkit
  • Torii

Descrizione del lavoro di vendor management

Le mansioni che riguardano la gestione dei fornitori includono ruoli come responsabile del fornitore IT, responsabile del reclutamento del fornitore, responsabile del progetto IT e responsabile del progetto tecnico IT. Il vendor management fa inoltre parte delle competenze spesso richieste per ruoli come il responsabile IT e il responsabile delle operazioni IT.

Sebbene la descrizione del lavoro per i ruoli di gestione dei fornitori vari a seconda del ruolo e dell’azienda, ci sono alcune aspettative generali per le quali è possibile prepararsi.

  • Ricerca dei fornitori e gestione delle relazioni con i fornitori
  • Capacità di negoziazione e comunicazione
  • Capacità di lavorare con partner e fornitori esterni
  • Comprensione di come allineare le esigenze di erogazione dei servizi con gli obiettivi aziendali
  • La volontà di lavorare contro i KPI
  • Capacità di modificare o sviluppare nuovi processi per la gestione dei fornitori
  • Esecuzione dei contratti e gestione dei rinnovi contrattuali
  • Mantenimento del rispetto di termini e condizioni

Certificazioni di vendor management

Esistono alcune certificazioni che potete ottenere per convalidare le vostre conoscenze a livello di vendor management, comprese certificazioni specificamente incentrate sulla valutazione del rischio e sulla gestione dei contratti e delle relazioni.

Le certificazioni disponibili includono:

  • Certified Third Party Risk Assessor (CTPRA)
  • Certified Third Party Risk Professional (CTPRP)
  • Compliance Education Institute: Vendor Management Certification (CRVPM)
  • International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) Supplier Relationship Management (SRM) certification
  • Supplier Relationship Management (SRM) Certification Program

Formazione e training per il vendor management

È disponibile un’ampia gamma di corsi, sia online che di persona, che potete seguire per sviluppare o rispolverare le capacità di vendor management IT, tra cui:

  • Global Knowledge Vendor Management Training course
  • International Associate of Information Technology Asset Managers (IAITAM) Vendor Management Advanced Study course
  • International Computer Negotiations (ICN) Cloud contracting course
  • International Computer Negotiations (ICN) IT contracting boot camp
  • PM College Vendor Relationship Management course
  • The Training Associates (TTA) Vendor Management training