Vendor management: la chiave per le partnership produttive

Il vendor management (gestione dei fornitori) aiuta le organizzazioni a trasformare le relazioni con i fornitori di terze parti da una transazione commerciale passiva a una partnership collaborativa proattiva. Sebbene la collaborazione con i fornitori IT possa aiutare ad alleviare il carico sull’IT, solleva anche preoccupazioni, in particolare per quanto riguarda dati, rischi e sicurezza. Una solida strategia di vendor management IT può aiutare le organizzazioni a determinare quale fornitore si adatta meglio alle esigenze dell’azienda, tenendo presente le caratteristiche rilevanti, il prezzo, la disponibilità, il rischio e la sicurezza e le normative di conformità.

Poiché la maggior parte delle organizzazioni si affida a più fornitori di terze parti, le complessità aumentano e destreggiarsi tra molte relazioni con i fornitori può rapidamente sopraffare un reparto IT già impegnato. Inoltre, per garantire il miglior servizio, le aziende dovrebbero evitare di cadere nella trappola in cui restano fedeli ai fornitori attuali per comodità e convenienza, soprattutto se il servizio, il prezzo o le funzionalità non sono esattamente ciò che l’azienda sta cercando.

Invece, stabilire una pratica di vendor management dedicata può aiutare a mantenere la vostra organizzazione e i vostri fornitori in attività dopo la firma del contratto iniziale e aiutare a stabilire processi per valutare continuamente le prestazioni dei fornitori per garantire che la relazione rimanga vantaggiosa. Costruire solide relazioni con i fornitori crea lealtà e affidabilità nella supply chain e può aiutare le aziende a garantire che stiano offrendo i migliori prodotti e servizi possibili.

Vantaggi del vendor management

Se non gestite, le partnership con i fornitori possono rapidamente fallire. Ma stabilendo una persona di riferimento che si concentri sulla gestione di quella relazione con il fornitore, è possibile formare una forte partnership dinamica. Costruire tale relazione è uno degli obiettivi e dei vantaggi principali del vendor management e stabilire e mantenere le migliori pratiche di gestione dei fornitori può aiutare a far risparmiare denaro, tempo e risorse all’azienda.

Altri vantaggi di un efficace processo di vendor management includono quanto segue:

Creare più scelte per la vostra organizzazione e trovare scelte migliori per creare una strategia dei fornitori che meglio si adatti al budget e alle esigenze dell’azienda
La scelta tra più fornitori può creare guerre di offerte e quindi tariffe e prezzi migliori per la vostra azienda
Costruire relazioni più solide con i fornitori migliorerà la collaborazione e la comunicazione durante l’implementazione della tecnologia o l’esternalizzazione delle risorse
Il vendor management può supportare meglio la governance IT, aiutando le organizzazioni a tenere d’occhio la conformità e la gestione del rischio
Con una forte relazione con i fornitori, le aziende possono identificare rapidamente eventuali problemi con i fornitori prima che diventino un problema più grande
La gestione dei fornitori consente alla vostra organizzazione di rimanere proattiva anziché reattiva, mantenendo il controllo delle prestazioni e dell’efficienza dei fornitori

Skill e responsabilità

Un vendor management di successo richiede una solida base di conoscenze tecniche. I responsabili dei fornitori IT devono comprendere la complessità di ogni tecnologia, processo, software o strumento affidato a terzi. Ma è anche un ruolo che richiede forti competenze trasversali per comunicare con i fornitori e mantenere tali relazioni.

Il ruolo del vendor management varia in base all’organizzazione, a seconda dei prodotti e dei servizi che crea. Ma per ogni azienda, la gestione dei fornitori richiede la ricerca, la comunicazione e la decisione su un fornitore specifico per soddisfare le esigenze organizzative. Potrebbe essere necessario rinegoziare i contratti, trovare le migliori offerte, fornire confronti tra i prodotti alla leadership esecutiva, gestire relazioni a lungo termine con i contatti dei fornitori e tenere d’occhio l’evoluzione delle relazioni.

Sebbene il ruolo della gestione dei fornitori possa rientrare nell’ambito dei responsabili IT o dei responsabili delle operazioni IT, le aziende che lavorano con un’ampia gamma di fornitori spesso fanno un passo in più per creare un ufficio di vendor management IT (VMO) per supervisionare tutte le relazioni con i fornitori. Questo dipartimento aiuta a guidare l’organizzazione attraverso la creazione di RFP fino all’implementazione finale e aiuta i leader IT a rimanere al passo con le relazioni con i fornitori con valutazioni regolari delle prestazioni.

Alcune aziende potrebbero non aver bisogno di un intero reparto per la gestione dei fornitori, ma vogliono comunque un ruolo interno dedicato che se ne occupi. Assumendo una o due persone focalizzate esclusivamente sulla gestione delle relazioni con i fornitori, le aziende possono assicurarsi di ottenere le migliori offerte, lavorare con i fornitori giusti e rimanere al passo con le ultime tecnologie. Ciò impedisce inoltre che la gestione dei fornitori cada nel dimenticatoio, che i contratti scadano e che le relazioni con i fornitori di raffreddino o cessino del tutto.

Software per il vendor management

Sono disponibili strumenti e software per aiutare le organizzazioni a gestire più relazioni con i fornitori contemporaneamente. Questi strumenti possono aiutare i leader IT e i gestori dei fornitori a prendere appunti su diversi prodotti, costi, servizi e dettagli del contratto.

Gli strumenti e il software di vendor management IT possono essere utili per compiti piuttosto semplici come tenere traccia delle informazioni di contatto del fornitore, dei numeri di telefono e degli indirizzi e-mail. Altri strumenti possono arrivare al punto di fornire rapporti dettagliati sull’analisi costi-benefici di determinati contratti. Sono utili anche per la fase di ricerca, poiché molti di questi software offrono anche recensioni e valutazioni sui fornitori o addirittura offrono elenchi di fornitori preferiti.

Secondo Capterra, gli strumenti software di gestione dei fornitori più popolari e conosciuti includono:

A1 Tracker
C1Risk
Contractor Compliance
Digital Purchase Order
Gatekeeper
OurRecords
PayEm
Precoro
Promena e-Sourcing
ProcurementExpress.com
Proqura
SimpleVMS
Tandem Software
Tikkit
Torii

Descrizione del lavoro di vendor management

Le mansioni che riguardano la gestione dei fornitori includono ruoli come responsabile del fornitore IT, responsabile del reclutamento del fornitore, responsabile del progetto IT e responsabile del progetto tecnico IT. Il vendor management fa inoltre parte delle competenze spesso richieste per ruoli come il responsabile IT e il responsabile delle operazioni IT.

Sebbene la descrizione del lavoro per i ruoli di gestione dei fornitori vari a seconda del ruolo e dell’azienda, ci sono alcune aspettative generali per le quali è possibile prepararsi.

Ricerca dei fornitori e gestione delle relazioni con i fornitori
Capacità di negoziazione e comunicazione
Capacità di lavorare con partner e fornitori esterni
Comprensione di come allineare le esigenze di erogazione dei servizi con gli obiettivi aziendali
La volontà di lavorare contro i KPI
Capacità di modificare o sviluppare nuovi processi per la gestione dei fornitori
Esecuzione dei contratti e gestione dei rinnovi contrattuali
Mantenimento del rispetto di termini e condizioni

Certificazioni di vendor management

Esistono alcune certificazioni che potete ottenere per convalidare le vostre conoscenze a livello di vendor management, comprese certificazioni specificamente incentrate sulla valutazione del rischio e sulla gestione dei contratti e delle relazioni.

Le certificazioni disponibili includono:

Certified Third Party Risk Assessor (CTPRA)
Certified Third Party Risk Professional (CTPRP)
Compliance Education Institute: Vendor Management Certification (CRVPM)
International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) Supplier Relationship Management (SRM) certification
Supplier Relationship Management (SRM) Certification Program

Formazione e training per il vendor management

È disponibile un’ampia gamma di corsi, sia online che di persona, che potete seguire per sviluppare o rispolverare le capacità di vendor management IT, tra cui:

Global Knowledge Vendor Management Training course
International Associate of Information Technology Asset Managers (IAITAM) Vendor Management Advanced Study course
International Computer Negotiations (ICN) Cloud contracting course
International Computer Negotiations (ICN) IT contracting boot camp
PM College Vendor Relationship Management course
The Training Associates (TTA) Vendor Management training

Un Chief Administrative Officer (CAO), l’equivalente del nostro Direttore Amministrativo, è un dirigente di alto livello responsabile della supervisione delle operazioni quotidiane di un’organizzazione e delle prestazioni complessive dell’azienda. I CAO sono responsabili della gestione delle finanze di un’organizzazione e della creazione di obiettivi, politiche e procedure affinché l’azienda la aiuti a operare in modo più efficiente e conforme. In genere riportano direttamente al CEO e fungono da intermediari tra altri dirigenti di livello senior e il CEO.

I CAO spesso gestiscono il personale amministrativo e talvolta sono anche responsabili della supervisione del personale contabile. Questi dirigenti si concentrano fortemente su politiche, procedure, profitti e assicurano che tutte le norme e i regolamenti normativi siano seguiti. Lavorano a stretto contatto con i dipartimenti e i team all’interno dell’organizzazione per garantire che operino in modo efficace e per determinare se ci sia spazio per miglioramenti. Se un dipartimento ha prestazioni insufficienti, un CAO può intervenire e identificare quali aree devono essere modificate o migliorate per cambiare le cose.

Oltre a supervisionare le operazioni quotidiane di un’azienda, i CAO devono anche tenere d’occhio i progetti strategici a lungo termine. Ciò potrebbe includere lo sviluppo di budget a lungo termine, lo sviluppo e il monitoraggio dei KPI, la formazione di nuovi manager e il monitoraggio delle modifiche alle regole normative e di conformità.

Responsabilità del Chief Administrative Officer

Le principali responsabilità di un CAO sono garantire che l’azienda operi quotidianamente in modo efficiente e supervisionare la gestione di alto livello e altro personale. Il ruolo del CAO può essere trovato in diversi settori, più comunemente in tecnologia, finanza, governo, istruzione e assistenza sanitaria. È un ruolo che richiede un processo decisionale di alto livello, capacità di leadership e forti capacità comunicative. I CAO lavorano a stretto contatto con i leader dell’organizzazione e devono essere in grado di comunicare al CEO come funzionano i vari dipartimenti all’interno dell’azienda.

I CAO dovrebbero avere anche forti capacità di presentazione e di comunicare informazioni commerciali e finanziarie complesse ad altri stakeholder dell’azienda. È un ruolo che richiede una spiccata comprensione della gestione del cambiamento e la capacità di destreggiarsi tra più progetti complessi contemporaneamente. I CAO hanno bisogno di un solido rapporto basato sulla fiducia con il CEO dell’organizzazione perché lavoreranno a stretto contatto con loro per migliorare l’efficienza aziendale.

Le responsabilità di un CAO variano a seconda del settore, ma generalmente includono:

Impostazione, monitoraggio e gestione dei KPI per i dipartimenti e il personale di gestione
Formulazione di piani strategici, operativi e di budget
Lavorare a stretto contatto con nuovi manager in ruoli amministrativi
Tutoraggio e coaching del personale amministrativo all’interno dell’organizzazione
Esecuzione di valutazioni del manager
Lavorare a stretto contatto con il consiglio di amministrazione
Rimanere aggiornato sulle ultime modifiche alle norme e ai regolamenti governativi relativi alle attività amministrative, alla contabilità e alla rendicontazione finanziaria

Competenze del del Chief Administrative Officer

Sebbene le skill differiscano in base al settore, i CAO dovrebbero avere le seguenti competenze:

Pianificazione strategica
Leadership di squadra
Conformità legale
Reporting finanziario
Conformità normativa
Gestione del bilancio
Gestione strategica del progetto
Gestione del rischio/controllo del rischio

CAO vs COO

Il ruolo del CAO è molto simile a quello di un Chief Operating Officer (COO o direttore operativo), poiché entrambi sono responsabili della supervisione delle operazioni di un’azienda. Il ruolo di COO, tuttavia, si trova più comunemente nelle aziende che producono prodotti fisici, mentre il ruolo di CAO è più adatto alle aziende focalizzate sull’offerta di servizi. Non è raro però che un’azienda abbia entrambi i ruoli, a seconda delle esigenze di business.

Un’altra differenza tra un CAO e un COO è che i primi supervisionano le operazioni quotidiane e identificano le opportunità per migliorare i dipartimenti, i team e la gestione all’interno dell’organizzazione. Se un dipartimento non sta andando bene, un CAO assume spesso il ruolo di capo dipartimento, lavorando al timone del team o del dipartimento per controllare in prima persona il suo funzionamento e come potrebbe essere migliorato.

I COO si concentrano invece maggiormente sulle operazioni complessive di un’azienda, piuttosto che sulle operazioni quotidiane di dipartimenti o team specifici. Sono responsabili della supervisione di progetti come la scelta di nuovi upgrade tecnologici, la ricerca di nuovi impianti per la produzione e la supervisione delle supply chain fisiche.

Nelle aziende che hanno sia un CAO, sia un COO, i due spesso lavorano a stretto contatto per sviluppare parametri di successo e obiettivi per l’azienda. I loro ruoli sono talmente correlati che questi due dirigenti, se presenti entrambi in un’azienda, elaborano insieme strategie quando si tratta di budget o di attuazione di regole normative e di conformità. Sia il CAO, sia il COO tengono d’occhio le operazioni e l’efficienza, ma lo fanno in un ambito diverso dell’attività.

Redazione DigitalWorld Italia