I ritardi sono comuni nella gestione dei progetti, indipendentemente dal settore in cui lavorate. Ma una volta che un progetto è rimasto indietro, cosa potete fare come project manager per riportare in carreggiata il tutto?

Spesso è più facile a dirsi che a farsi, ma è importante non farsi prendere dal panico. Tuttavia, il tempo è essenziale quando un progetto è in ritardo, quindi è fondamentale non ritardare l’azione da intraprendere; in caso contrario, la vostra organizzazione sarà suscettibile di conseguenze potenzialmente molto costose, poiché ciò che potrebbe non sembrare urgente ora può diventare rapidamente un incendio fuori controllo in pochissimo tempo. Ecco allora alcuni consigli come superare qualsiasi ritardo del progetto in breve tempo per evitare ulteriori problemi e complicazioni in futuro.

Andare rapidamente alla radice del problema

L’identificazione accurata della fonte del ritardo del progetto è un primo passo essenziale. Senza conoscere le cause alla radice, potreste infatti finire per peggiorare le cose. Potrebbe essere che un progetto sia ritardato a causa di problemi della supply chain, che purtroppo sono diventati fin troppo familiari per molti progetti durante la pandemia.

O forse un progetto è deragliato per problemi di risorse a causa del personale limitato, un’altra preoccupazione per molte aziende durante la pandemia. In questi casi vi consigliamo di utilizzare strumenti di analisi delle cause come Pareto Charts, The 5 Whys, Scatter Plot Diagram, Fishbone Diagram o altri per individuare la fonte del problema. Molte aziende stanno faticando per portare avanti progetti ribelli a causa di una combinazione di questi e altri fattori.

Tenere informati i principali stakeholder

Mantenere gli stakeholder informati fin dall’inizio e durante tutto il progetto è uno dei passaggi più importanti quando iniziano a verificarsi dei ritardi. Sfortunatamente, questo tipo di comunicazione viene spesso trascurato, poiché i project manager possono essere sopraffatti dai problemi o sperare di poter risolvere le cose prima che gli stakeholder capiscano che c’è un problema con il progetto che sono incaricati di gestire.

La trasparenza dovrebbe far parte del piano di gestione degli stakeholder; è meglio essere diretti, tempestivi e onesti. La maggior parte degli stakeholder preferirebbe conoscere subito le preoccupazioni del progetto e avere qualche input. I progetti sono un lavoro di squadra e gli stakeholder possono diventare una parte preziosa per aiutare a identificare le soluzioni.

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Affidarsi al proprio team

I project manager esperti sanno che i progetti sono un lavoro di squadra e capiscono che le migliori soluzioni sono costruite utilizzando un approccio basato sul team. È importante che i team lavorino insieme per risolvere i problemi, non solo per identificarli. Una volta individuata la radice dei ritardi o dei problemi del progetto, è meglio coinvolgere i membri del team esperti in materia nella ricerca delle migliori opzioni per riportare il progetto sulla retta via.

Rivalutare il piano dei progetto e rivedere l’obiettivo

Dovrete tornare al piano del progetto e rivederne l’obiettivo per capire dove le cose sono andate storte e fare le richieste necessarie e le successive modifiche. Questo passaggio è d’obbligo. La vostra organizzazione e i suoi progetti dovrebbero disporre di un processo formale di richiesta di modifica per richiedere formalmente, apportare, documentare e tenere traccia delle modifiche necessarie. Se non disponete di un sistema per valutare le modifiche all’obiettivo del progetto, potreste non solo non riuscire a riportare il progetto in carreggiata, ma potreste addirittura aggravare i problemi esistenti creandone di ulteriori.

Rivalutare le risorse

Prima di passare all’assegnazione o alla riassegnazione delle attività, dedicate del tempo a capire come e quando vengono utilizzate le vostre attuali risorse. Alcune potrebbero essere già andate oltre le loro capacità e altre  potrebbero essere riassegnate e utilizzate meglio.

La chiave è esaminare attentamente ciascuna risorsa per identificarne le competenze e la formazione e tutti gli altri fattori che potrebbero essere cambiati a causa delle difficoltà del progetto. Dopo aver determinato se le risorse devono essere spostate, riassegnate le attività a seconda dei casi. Le modifiche al vostro ambiente esterno o interno potrebbero richiedere una certa flessibilità per apportare rapide modifiche al volo. A seconda della radice dei problemi, potrebbe essere necessario rivedere e adattare i budget, la garanzia di qualità o altri aspetti di un progetto.

Monitorare e documentare le modifiche

Monitorare e documentare le modifiche può sembrare noioso, ma è necessario garantire che le modifiche riescano a rimettere in carreggiata un progetto fuori controllo. Questa documentazione sulla modifica dell’obiettivo e il processo di monitoraggio rappresentano una procedura fondamentale. Numerosi project manager, team e sponsor di progetto hanno dovuto rivedere le modifiche per determinare se fossero efficaci nella risoluzione dei problemi.