È probabile che non abbiate in atto una policy per il lavoro ibrido. Molte aziende non hanno infatti alcuna policy scritta per lavorare fuori dall’ufficio e quelle che ce l’hanno probabilmente hanno imposto regole precise unicamente per il lavoro a distanza. Rimanere senza policy (soprattutto per un fenomeno in continua espansione come il lavoro ibrido) è da sconsigliare caldamente. Le policy proteggono l’azienda, migliorano il morale, promuovono una cultura migliore, aiutano la fidelizzazione dei dipendenti, migliorano la sicurezza informatica e offrono altri vantaggi.

E le politiche per il lavoro a distanza create solo un paio di anni fa per lo scatenarsi dalla pandemia sono diventate probabilmente obsolete per la maggior parte delle aziende. Il concetto di avere un manuale per i dipendenti “regolari” che lavorano in ufficio, oltre a una politica di lavoro a distanza per quella minoranza che lavora da casa, è ora estremamente antiquato.

Certo, alcuni dipendenti sono esplicitamente classificati come lavoratori ibridi o flessibili che trascorrono alcuni giorni in ufficio e alcuni giorni a casa. Ma è probabile che anche quelli classificati come lavoratori in loco svolgano del lavoro fuori dall’ufficio, fuori orario e nei fine settimana. I membri del personale possono persino lavorare in altri Paesi per brevi periodi di tempo e alcuni dipendenti specifici possono passare continuamente tra le categorie “ufficio, remoto e ibrido”. Dopotutto le possibilità di dove i dipendenti svolgono il proprio lavoro sono oggi infinite. Ed è per questo che avete bisogno di un’unica policy per tutti i dipendenti.

Le circostanze specifiche di ciascuna azienda possono variare, ma tutte le politiche di lavoro ibrido dovrebbero affrontare questi temi:

lavoro di squadra

  • Sicurezza: Anche se avete implementato un modello zero-trust (altamente consigliato), l’effettiva sicurezza informatica richiede politiche ben ponderate in merito a password, accesso, uso delle apparecchiature, uso di software non autorizzato, modifica delle impostazioni di sicurezza, gestione dei dati e riservatezza.
  • Posto di lavoro: La vostra policy deve definire chiaramente i confini del “posto di lavoro” per tutti i dipendenti. Secondo legge statale sulla sicurezza sul lavoro, ad esempio, gli infortuni subiti da dipendenti remoti a casa potrebbero essere qualificati come infortuni sul “luogo di lavoro”. Ma questo non dovrebbe coprire l’intera proprietà della casa. Tagliarsi ad esempio un dito con un coltello in cucina mentre si prepara un panino, non dovrebbe essere considerato un incidente sul lavoro. Qualsiasi spazio fisico designato come “luogo di lavoro” domestico deve essere regolato da una politica per garantire la sicurezza. L’implicazione della designazione di un “luogo di lavoro” a distanza è che qualsiasi lavoro svolto al di fuori di tale “luogo di lavoro” necessita di una propria policy. Quasi tutti i dipendenti lavorano infatti al di fuori del “posto di lavoro”, sia che si tratti di un impiegato che risponde alle e-mail mentre beve un caffè in un bar o di un dipendente che sta finendo una videoconferenza comodamente seduto sul divano in salotto.
  • Attrezzatura: Determinare e specificare quali apparecchiature verranno fornite e utilizzate dai dipendenti per il lavoro e come devono essere utilizzate tali apparecchiature.
  • Eleggibilità: Specificare chi è idoneo per il lavoro a distanza e il lavoro flessibile e se questi accordi sono stabiliti caso per caso. Includere tutti i dettagli nella policy.
  • Produttività: Stabilire aspettative chiare e metriche dettagliate o standard di prestazione. Specificare tutti gli strumenti da utilizzare per misurare la produttività, compreso il cosiddetto software di “sorveglianza”.
  • Comunicazione: Stabilire i requisiti per partecipare a riunioni, rispondere a e-mail e telefonate, partecipare a conversazioni e altre specifiche sulla comunicazione.
  • Allocazione: L’uso delle risorse condivise, soprattutto in ufficio, dovrebbe essere elencato nella policy. Se utilizzi un processo di hot desking per l’allocazione degli spazi di lavoro, dovete definire il sistema di prenotazione, le regole e l’idoneità.
  • Disponibilità: Identificare quando ci si aspetta che i dipendenti siano disponibili per la comunicazione e il lavoro in ufficio.
  • Cessazione: Spiegare le aspettative al momento del licenziamento per qualsiasi dipendente che si licenzia o viene licenziato. Concentratevi sulla gestione dei dati, sulla restituzione delle apparecchiature, sull’accesso alle risorse cloud e su tutto ciò che è rilevante quando un dipendente lascia (per qualsiasi motivo) la vostra organizzazione.
  • Evoluzione: Evitate la tentazione di creare un policy per poi ignorala. Considerate la vostro politica sul lavoro ibrido un documento vivo soggetto a continue revisioni e ripensamenti.