L’analisi dei processi aziendali (BPA) è una metodologia che aiuta le organizzazioni a esaminare in profondità i processi interni per trovare opportunità di miglioramento. Il BPA aiuta a identificare i processi che possono essere resi più efficienti o efficaci e a valutare se i processi sono impostati per allinearsi con gli obiettivi aziendali. BPA è un sottoinsieme fondamentale del più ampio framework della gestione dei processi aziendali (BPM), che offre alle organizzazioni mature un modo per “fornire governance in un’organizzazione complessa”, offrendo una “visione comune e standardizzata dei processi”, secondo quanto riportato dall’Association of BPM Professionals (ABPMP).

L’analisi dei processi aziendali non deve essere confusa con l’analisi aziendale (BA), nonostante la denominazione simile. BPA infatti si concentra specificamente sull’analisi dei processi aziendali e sulla formulazione di raccomandazioni per il miglioramento sulla base dei dati raccolti durante l’analisi. BA, d’altra parte, è più focalizzato sulla determinazione di esigenze o problemi specifici all’interno dell’organizzazione che non sono così strettamente legati ai processi, ma potrebbero includere aspetti finanziari, ricerca, assunzioni o tagli di budget.

Chi valuta i processi aziendali?

Il BPA in genere è prerogativa di un analista aziendale o di un architetto di processo. Un analista aziendale può aiutare a dare contesto ai dati che circondano un processo e offrire insight basati su modelli e tendenze. Un architetto di processo è più coinvolto nei processi ed è responsabile dell’analisi e del miglioramento continui dei processi aziendali. Secondo IBM, il ruolo di un architetto di processo è “avere la responsabilità di modellare, analizzare, distribuire, monitorare e migliorare continuamente i processi aziendali”.

Avrete bisogno di qualcuno con capacità analitiche che possa scavare a fondo nei dati e nelle informazioni acquisite durante l’analisi per identificare cosa può essere migliorato e come funziona il processo all’interno dell’azienda. Ma BPA richiede più di un semplice analista aziendale o architetto di processo; sarà infatti necessaria anche la partecipazione della direzione, dell’IT e di tutti i dipartimenti interessati coinvolti nel processo per identificare e implementare i miglioramenti del processo.

5 passaggi per l’analisi dei processi aziendali

I seguenti cinque passaggi possono aiutare a garantire che un’iniziativa BPA proceda senza intoppi e produca risultati efficaci:

• Identificate i vostri obiettivi e il vostro processo: identificate ciò che volete ottenere utilizzando BPA e stabilite quale processo volete analizzare all’interno dell’azienda. Vi consigliamo di impostare KPI, benchmark, obiettivi e altri strumenti di misurazione per valutare se le modifiche apportate avranno successo.
• Raccogliete dati: una volta stabilito quale processo analizzare, il vostro team dovrà raccogliere quante più informazioni possibili. Consigliamo di raccogliere tutti i dati, la documentazione o le risorse rilevanti per il processo e di rapportarvi con gli stakeholder che hanno familiarità con il processo e lo affrontano quotidianamente. È importante ottenere il maggior numero di informazioni possibili da coloro che sono vicini al processo, per aiutare a dipingere un quadro completo di come funziona all’interno dell’organizzazione.
• Mappate il processo: dopo aver raccolto informazioni sul processo, è necessario mapparlo dall’inizio alla fine ricorrendo a mezzi banali come un foglio di carta o utilizzando un software di gestione del flusso di lavoro più sofisticato per aiutarvi a visualizzare meglio il processo dall’inizio alla fine.
• Identificate le aree di miglioramento: dopo che tutto è stato mappato, si passa quindi ad analizzare il processo e a identificare eventuali aree di potenziale miglioramento. Ciò potrebbe significare correggere le ridondanze, automatizzare determinati passaggi o modificare parti del flusso di lavoro. Tutto ciò che renderà il processo più efficiente o che contribuirà a renderlo più efficace per gli altri in azienda dovrebbe essere affrontato a questo punto.
• Agite e monitorate: l’ultimo passaggio consiste nell’implementare i miglioramenti e nel monitorare il processo per garantire che le modifiche abbiano avuto successo e che il processo aggiornato soddisfi gli obiettivi e i KPI stabiliti durante il primo passaggio. Tuttavia, non dovreste fermarvi qui; Il BPA richiede infatti monitoraggio e check-in continui con i vostri processi. Potreste trovare più opportunità per migliorare un processo in futuro, quindi evitate un atteggiamento del tipo “impostare e dimenticare”.

Strumenti di analisi dei processi aziendali

Secondo ABPMP, il software BPA può “fornire una potenza di fuoco estesa per la modellazione e l’analisi dei processi aziendali”. Alcune aziende potrebbero optare per strumenti più semplici per analizzare o mappare un processo, come Visio, che consente anche di documentare un processo. Ma esiste un’ampia gamma di strumenti BPA e BPM che offrono funzionalità più sofisticate progettate per aiutarvi a ricavare informazioni più approfondite dalla vostra analisi e permettere una collaborazione migliore.

Gli strumenti BPA possono aiutare il vostro team a semplificare il processo di analisi, soprattutto se la vostra organizzazione ha molti processi complessi che si estendono su diversi reparti, risorse o origini dati dell’organizzazione. Con gli strumenti BPA, sarete facilmente in grado di disegnare diagrammi, visualizzare processi, condividere e salvare note tra le parti interessate, creare modelli e implementare funzionalità di automazione.

Alcuni strumenti popolari per BPA includono:

• Kissflow
• Signavio
• Appian
• HOPEX Platform
• Heflo
• st
• Engage Process