Aziende italiane, il digitale è una priorità ma si investe ancora poco

La digitalizzazione dei processi è la seconda principale priorità di investimento per il 44% delle aziende italiane nei prossimi 2 anni, preceduta solo dallo sviluppo di nuovi prodotti e servizi (54%). Eppure ben il 78% di esse investe meno del 5% del fatturato in progetti di digitalizzazione.

Sono i principali responsi di un’indagine di mercato condotta dall’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano – per conto di SAP Concur e Altea People – su un campione di 4000 imprese medie e grandi, che conferma le esitazioni del mondo del business italiano di fronte alla digitalizzazione.

“Più precisamente il 43% spende meno dell’1% del fatturato in tecnologie digitali, e il 35% spende tra il 2% e il 5%: è un messaggio forte, le aziende italiane stanno investendo poco rispetto a ciò che occorre per digitalizzare tutti i principali processi”, ha commentato Paola Olivares, Direttore Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano, nel webinar di presentazione della ricerca. Per completezza, le priorità che seguono lo sviluppo prodotti e la digitalizzazione sono lo sviluppo nuovi mercati, e il rafforzamento della forza vendita.

Le spinte, gli ostacoli, e i promotori della digitalizzazione

Tra le leve che spingono i progetti di trasformazione digitale, le principali che emergono dall’indagine sono la volontà di risolvere un problema fortemente percepito (39% delle imprese) e quella di mantenere la propria competitività sul mercato (37%). Entrambe leve rafforzate durante l’emergenza sanitaria, sottolinea Olivares: si pensi all’esplosione dello smart working e dell’e-commerce come strumenti rispettivamente per continuare a lavorare e a vendere in tempi di lockdown.

“Mentre la terza leva – gli obblighi derivanti da nuove normative – indicata dal 36% delle imprese, funziona sempre come abilitatore agli investimenti digitali, ma è di solito debole, nel senso che moltissime imprese fanno il minimo indispensabile per conformarsi alla legge, senza approfittarne per avviare progetti completi”.

I principali fattori che ostacolano l’implementazione delle tecnologie digitali sono invece tre “grandi classici”: l’assenza di una chiara visione sul digitale (35%), le resistenze al cambiamento del personale interno (35%) e i costi di attivazione troppo alti (35%). “Le resistenze del personale”, commenta Olivares, “si possono evitare coinvolgendo i dipendenti fin dall’inizio nel progetto, mentre i costi di attivazione sono spesso un pretesto di chi non li confronta con i benefici attesi”.

Quanto ai promotori delle iniziative di digitalizzazione, nel 37% delle imprese sono figure di top management (Presidenti o CEO), e solo nel 16% sono responsabili di digitalizzazione interni all’azienda, che solo nel 19% dei casi sono CIO.

Poca conoscenza sull’incidenza delle note spese, ma possono superare il 10% del fatturato

L’indagine ha poi approfondito in particolare la gestione dei costi di trasferta e delle note spese, che è uno degli ambiti principali di SAP Concur, come ha spiegato il country manager italiano Gabriele Indrieri: “Siamo l’area di SAP che governa tutte quelle voci di spesa non coperte dal procurement: dalle trasferte di lavoro all’ordine di un accessorio per la postazione del dipendente in smart working”.

Le note spese in effetti hanno un peso che può diventare molto rilevante sui costi aziendali: dall’indagine emerge che per il 16% delle aziende la gestione dei viaggi d’affari costa oltre l’1% del fatturato, per l’1% costa addirittura oltre il 10% del fatturato.

Inoltre solo il 2% delle imprese non ha dipendenti che generano note spese, mentre nella metà delle imprese (49%) più di un dipendente su 10 ne presenta almeno una all’anno. Eppure sorprendentemente il 23% delle aziende non ha un’idea precisa di quanti dipendenti presentino note spese.

“In generale c’è poca conoscenza nelle aziende sull’incidenza delle note spese e dei relativi costi: se guardiamo al numero di note spese generate annualmente, circa il 37% delle aziende gestisce meno di 500 note spese all’anno, il 21% ne gestisce più di 500, ma ben il 42% non conosce questo dato”, spiega Camillo Loro, ricercatore senior dell’Osservatorio Digital B2B.

Oltre la metà delle imprese chiede ancora gli scontrini cartacei

Questa situazione si riflette sul processo di gestione delle note spese: solo una azienda su 4 lo ha digitalizzato totalmente in una app su smartphone o tablet, mentre nel 40% c’è un modulo excel preimpostato per il resoconto delle spese, accompagnato dagli scontrini cartacei, nel 12% il resoconto è nella intranet aziendale ma vanno comunque presentati gli scontrini cartacei, nel 22% il resoconto è nella intranet o in un software dedicato, e gli scontrini si possono presentare a parte in formato digitale.

Il problema è che secondo l’indagine, in quel 52% con gestione almeno parzialmente cartacea, 4 aziende su 10 non sono interessate a digitalizzare ulteriormente il processo nel futuro.

Cosa che invece, conclude Indrieri di SAP Concur, porterebbe comprovati benefici (ne abbiamo parlato nel dettaglio qui) di produttività, efficienza, controllo delle spese e tracciabilità, sicurezza, nonché integrazione della gestione delle note spese con gli altri processi aziendali, e anche supporto alla sostenibilità: “La normativa sarà sempre più severa su questo aspetto, occorrerà privilegiare per esempio i viaggi in treno rispetto a quelli in aereo, ma se non conosco il costo delle trasferte dei miei dipendenti non posso calcolare in modo completo l’impatto ambientale della mia azienda”.