Registrazione delle chiamate, in cloud la compliance legale è immediata

Registrare le chiamate in ambito aziendale e professionale, ovviamente entro i limiti definiti dalla legge, è sempre stato un accorgimento consigliabile per ragioni di documentazione, e di tracciabilità del proprio operato in caso di audit o dispute legali.

Nel tempo però questa pratica, soprattutto in alcuni ambiti, è diventata praticamente irrinunciabile, o addirittura obbligatoria per ottemperare a varie normative, a cominciare dalla direttiva MiFID II, che interessa le realtà del settore finanziario, e che dev’essere recepita da tutti i paesi UE.

In estrema sintesi, MiFID II (articolo 16, paragrafo 7) impone ai fornitori di servizi finanziari di registrare e archiviare per almeno 5 anni qualsiasi conversazione elettronica che potrebbe condurre a una transazione. Inoltre ci sono altre compliance, per esempio il PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), a cui è soggetto chiunque gestisca transazioni con carte di credito via call. E soprattutto il GDPR, che va applicato ovviamente a tutte le chiamate che contengono dati personali come nomi o informazioni finanziarie. Inoltre tutti i file audio che passano da un sistema di registrazione a un’applicazione esterna – tipicamente un sistema di archiviazione – devono essere criptati (AES, HTTPS, SSL/TLS, SRTP).

Ma come scegliere un sistema di registrazione delle chiamate in grado di rispettare tutte queste conformità? La cosa più naturale è adottarlo come completamento del centralino aziendale, e per questo NFON, la multinazionale tedesca di telefonia in cloud presente anche in Italia, ha integrato in Cloudya, il suo sistema di telefonia in cloud, la soluzione Neorecording.

Neorecording è un servizio cloud, quindi il suo utilizzo non richiede alcun hardware o software aggiuntivo. E’ di facile implementabilità anche in sedi multiple, e garantisce alta affidabilità, semplicità d’uso, tariffe pay-as-you-use, e scalabilità.

Ma soprattutto, il sistema assicura registrazioni su tutti i canali di comunicazione – chiamate telefoniche, video, chat – conformi a MiFID II per ottemperare agli obblighi di rendicontazione ed esecuzione, crittografia per livelli massimi di sicurezza dei dati, e possibilità di memorizzare, insieme al file audio, tutte le informazioni complementari che l’azienda utente ritiene necessarie. Archiviando poi il tutto in data center sicuri con possibilità di ricerca rapida, recupero e riproduzione delle conversazioni per almeno 5 anni.

Oltretutto, Neorecording non si rivolge soltanto ai fornitori di servizi finanziari, legali e assicurativi interessati da MiFID II, ma anche ad aziende che fanno attività di call e contact center, forze di sicurezza, e a tutte quelle realtà che per ragioni di business e di compliance hanno necessità di registrare le chiamate ricevute o effettuate.

Apposite funzionalità e moduli avanzate infine, permettono anche altri utilizzi oltre a quelli classici di documentazione e compliance. Parliamo di utilizzi interni di Quality Management e Formazione della forza lavoro: Neorecording è infatti in grado di generare statistiche e report per migliorare i livelli di servizio nell’interazione con i clienti, documentazione di transazioni, la creazione di template di valutazione e formazione, e di pacchetti di training personalizzati.