Servizi Generali, la trasformazione digitale è arrivata anche qui
In azienda la gestione dei Servizi Generali – o Facility Management – è la classica attività considerata di routine e non strategica, ma senza la quale non funzionerebbe niente. Parliamo tra l’altro della gestione degli uffici – nel senso di arredamento, riscaldamento e condizionamento, manutenzione e pulizia di edifici, stanze e spazi comuni – delle utenze (energia, acqua, connettività e telefono, ecc.), della sicurezza fisica, del servizio mensa, della logistica interna, dell’archiviazione, ecc.
In realtà queste attività sono la base indispensabile per l’efficienza ottimale dei processi aziendali: pensiamo a cosa significa lavorare senza connessione internet, o senza condizionamento se la temperatura esterna è alta. Eppure diamo tutti per scontati i Servizi Generali, e ne capiamo l’importanza appunto solo quando c’è un guasto o un’indisponibilità. Probabilmente è per questo che il Facility Management storicamente non è stato un ambito di forte innovazione, ma negli ultimi anni la trasformazione digitale è arrivata anche qui.
Un esempio fondamentale è la telefonia: un pilastro del Facility non solo come indispensabile utenza da mettere a disposizione del personale per comunicare con l’esterno e all’interno dell’azienda, ma anche come strumento di lavoro per coordinare gli stessi servizi di Facility con i vari addetti esterni e interni.
Gestire venti centralini in venti sedi con un solo sistema
Gestire la telefonia in azienda, in effetti, è sempre stato complesso, ma con l’avvento dei centralini in cloud la tecnologia ha dato un grande aiuto, in particolare per il Facility Management, come spiega Marco Pasculli, Managing Director di NFON Italia: “Cloudya, il centralino in cloud di NFON, si integra con le applicazioni di produttività e gestionali come CRM ed ERP. La sua tecnologia consente di fare o ricevere messaggi e chiamate voce e video, gestendo al contempo i file di lavoro attraverso un popup che apre le informazioni che servono. Se ricevo una chiamata il sistema, partendo dal numero di telefono del chiamante, rintraccia nel database tutte le informazioni collegate a quell’utente, senza aprire finestre aggiuntive, ma consentendo di avere il quadro in tempo reale della situazione”.
Quando parliamo quindi di Servizi Generali, Cloudya è un importante strumento di razionalizzazione nella gestione di uffici, depositi, corrieri sparsi sul territorio, continua Pasculli. “Pensiamo a un’azienda con una ventina di sedi, con una ventina di centralini telefonici diversi, che spesso non si “parlano”. Cloudya fornisce lo stesso servizio su tutte le sedi, purché connesse a internet, e permette di gestire l’intera infrastruttura davanti a un solo pc”.
La nuova frontiera: Internet of Things e Intelligenza Artificiale
A questo punto, la nuova frontiera tecnologica per i Servizi Generali è costituita da applicativi di nuova generazione e strumenti digital, che permettono un buon controllo dell’azienda: “Le due tecnologie che stanno emergendo sono l’IoT, Internet of Things, e l’intelligenza artificiale (AI)“.
“Ai Servizi Generali spetta anche il controllo di oggetti, oltre che di processi”, conclude Pasculli. “Se il nostro oggetto è connesso, cioè collegato a un server, potremo controllarlo centralmente e verificarne eventuali malfunzionamenti attraverso la tecnologia IoT, che consente di monitorare, controllare e trasferire informazioni per poi svolgere azioni conseguenti. L’AI invece permette agli strumenti informativi di auto apprendere, riducendo nettamente la necessità di intervento umano sia nell’interazione con le altre persone, sia in processi tipici dei Servizi Generali come la manutenzione”.
