In Italia più di 2 Comuni su 3 (68%) hanno tutti i software gestionali in Cloud, con tassi di adozione ormai su livelli notevoli. I software di gestione amministrativa e contabile infatti sono presenti nell’83% dei Comuni, quelli di gestione documentale e workflow nel 68%, quelli di gestione risorse umane nel 65%. Meno diffuse le soluzioni di gestione dei rapporti con cittadini e imprese (56%) e per la pianificazione e controllo (36%).

Sono alcuni dei dati principali presentati ieri al convegno “Il software gestionale in Italia: la fotografia della Pubblica Amministrazione” a cura degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano in collaborazione con AssoSoftware e l’Osservatorio Agenda Digitale.

“Sono dati sono coerenti con quello dell’Osservatorio Agenda Digitale, secondo cui il 94% dei Comuni italiani ha presentato piani di migrazione al Cloud nel 2023”, ha spiegato Marina Natalucci, Responsabile della ricerca sul software gestionale degli Osservatori.

Adozione per ora trainata da obblighi normativi e adempimenti

“La PA italiana sta accelerando nella digitalizzazione grazie ai miliardi stanziati dal PNRR, e i software gestionali sono una colonna portante di questo percorso: nelle PA locali la disponibilità di strumenti software è alta, anche se occorre tener conto che il 20% dei Comuni ha almeno un processo in outsourcing, e quindi in quell’area non ha software gestionali a supporto”.

Inoltre, continua Natalucci, l’adozione di questi strumenti è avvenuta più per rispondere a obblighi e adempimenti che per una reale visione sul digitale e sulla necessità di cambiamento organizzativo. “Con il PNRR, la consapevolezza della rilevanza strategica della digitalizzazione è cresciuta, ma con livelli di maturità diversi tra grandi e piccoli enti del territorio”.

La ricerca si basa su un’indagine su 821 enti locali, realizzata in collaborazione con l’Osservatorio Agenda Digitale. Nel 52% dei casi, i Comuni hanno adottato suite integrate per una parte o per tutti i software gestionali, mentre il restante 47% detiene soluzioni stand alone.

“Nonostante l’elevata disponibilità di strumenti, c’è ancora un notevole margine su cui lavorare dal punto di vista dell’integrazione dei software, e quindi dei flussi di lavoro”, ha detto Natalucci.

Digitalizzazione, la PA locale va a due velocità

Anche perché sull’adozione dei software emerge una PA locale a due velocità. Nel 2023 solo un terzo dei piccoli Comuni (meno di 20mila abitanti) ha formato tutto il personale sull’uso del software, contro il 46% di quelli medio-grandi. Questi ultimi tendono a personalizzare di più le soluzioni software per rispondere a esigenze di processo, ma solo nel 26% dei casi hanno rivisto tutti o parte dei processi per adattarli alle applicazioni. Oltre la metà dei piccoli Comuni invece non ritiene necessari cambiamenti a seguito dell’introduzione di software gestionali.

“Introdurre soluzioni software, integrarle e mantenerle richiede competenze tecniche e di governance dell’IT non semplici da reperire. Oggi l’85% dei Comuni dichiara di affidarsi ai fornitori di software per sopperire alla mancanza di competenze tecniche interne. In questo contesto, il ruolo della filiera italiana del software diventa centrale per la digitalizzazione della PA”, spiega Pierfrancesco Angeleri, Presidente di AssoSoftware. “Tuttavia, per perseguire un utilizzo maturo delle soluzioni gestionali è necessario formare innanzitutto gli utilizzatori”.

Il legame tra uso del software gestionale e servizi digitali ai cittadini

Il legame tra maturità nell’utilizzo di soluzioni gestionali nel Comune e livello di digitalizzazione dei servizi erogati a cittadini e imprese è stato poi analizzato con un’indagine in collaborazione con l’Osservatorio Agenda Digitale su un campione di 193 Comuni che hanno fornito informazioni complete in questi due ambiti.

Per maturità nell’uso dei software gestionali si intende l’adozione degli stessi, ma anche la capacità di integrarli a livello tecnico e utilizzarli in modo adeguato a supporto di processi interconnessi e di qualità.

Sono stati così individuati tre gruppi di Comuni: il 36% dei casi analizzati risulta in uno stadio iniziale del percorso, con alcuni processi ancora non completamente digitalizzati e con poca visione sulla necessità di un cambiamento organizzativo. Il 28% è invece nel pieno del percorso di adozione dei software gestionali e trasformazione dei processi, probabilmente anche su spinta dei fondi PNRR per la digitalizzazione. Infine il restante 36% è già in fase di utilizzo avanzato delle soluzioni.

L’Osservatorio Agenda Digitale ha poi elaborato un indice che analizza la capacità degli enti territoriali di erogare servizi completamente digitalizzati a cittadini e imprese: dei 193 Comuni analizzati, il 35% è definito trainante, il 33% in transizione e il restante 32% all’inizio della trasformazione digitale.

Incrociando queste due viste, emerge che nel contesto di forte trasformazione che sta coinvolgendo la PA è fondamentale dare priorità all’adozione di software gestionali integrati a supporto di tutti i processi degli enti come leva abilitante alla digitalizzazione dei Comuni e dunque di un servizio di qualità all’utente finale.

Benefici e criticità nell’adozione dei software gestionali nella PA

Nonostante i diversi livelli di maturità nell’uso dei software gestionali, tutto il campione concorda nel dichiarare ampi benefici derivanti dall’adozione di queste soluzioni: maggiore visibilità e tracciabilità dei processi (indicata come beneficio nel 71% dei casi), qualità ed efficienza degli stessi (69%), riduzione degli errori (63%) con impatti diretti sulla rapidità di risposta al cittadino, aggiornamento dei dati in tempo reale (62%), supporto a nuove modalità di lavoro nell’organizzazione (62%) e unicità delle informazioni a supporto delle decisioni (62%).

Quanto invece alle principali criticità, emergono differenze tra i Comuni piccoli e medio-grandi. Tra i primi, la mancanza di personale dedicato e di competenze specifiche unita agli elevati costi di implementazione e alla resistenza al cambiamento sono tra i principali freni a un’adozione matura di queste soluzioni. Tutti problemi riconducibili alla limitata disponibilità di risorse dei piccoli Comuni.

Al contrario, i Comuni medio-grandi, più strutturati, indicano soprattutto complessità di tipo organizzativo: la resistenza al cambiamento passa al primo posto seguita dalla mancanza di competenze specifiche, dallo scarso coinvolgimento delle persone chiave dell’organizzazione e dalla frammentazione applicativa.

“La PA sta vivendo un momento di forte trasformazione: la disponibilità di strumenti cresce sempre di più insieme alla necessità di un approccio strategico all’introduzione di soluzioni software, per coniugare gli aspetti tecnici di integrazione a quelli organizzativi di revisione delle modalità di lavoro e arricchimento delle competenze digitali”, conclude Piermassimo Colombo, Vicepresidente di AssoSoftware.

“L’introduzione di un software gestionale è però solo il primo passo di una trasformazione più profonda delle modalità di lavoro. Ma non si può intraprendere con un approccio a silos: occorre promuovere l’integrazione di dati e applicazioni per percepire tutto il valore aggiunto di questi strumenti”.