Utilizzare alcune funzioni di una soluzione cloud di IT Service Management per gestire il rientro e l’assegnazione dei dipendenti in azienda alla fine del lockdown. Questa l’idea che è nata in Micro Focus Italia, che sfruttando la forte configurabilità della soluzione Service Management Automation X (SMAX) ne ha rielaborato le parti di welcome reception e di onboarding per proporne una versione “Bio-Safety Certification”, come ci spiega Carlo Dusi, Software Solution Pre Sales presso Micro Focus Italia.

“Nella fase di riapertura sia l’azienda che il dipendente hanno l’esigenza di tutelarsi, nell’ambito del rispetto delle misure prescritte dai decreti, e noi abbiamo pensato di sfruttare la nostra piattaforma, in pratica “traslando” sulle persone delle procedure che nel software sono nate per le risorse IT”.

In questo caso il processo governato da SMAX è appunto il rientro in azienda del dipendente dopo il lockdown, processo innescato da una comunicazione appunto dell’azienda al dipendente – mail, sms, telefonata o in altre forme – che dice di ripresentarsi in ufficio o in fabbrica il giorno tale all’ora tale, continua Dusi.

“Il dipendente si presenta, viene accolto da un rappresentante dell’amministratore delegato, e compila un form che può essere liberamente configurato, inserendo per esempio la misurazione della temperatura, e l’assegnazione di DPI (dispositivi di protezione individuale), di una scrivania riservata – o una postazione al tornio, al telaio o in catena di montaggio – che è stata preparata in modo da rispettare le regole di distanziamento, del turno in mensa, eccetera. Ovviamente il tutto conforme con il GDPR, per cui per esempio i dati più sensibili – come la temperatura e l’unità sanitaria di competenza, che l’azienda dovrà poter contattare in caso risulti che il dipendente è entrato in contatto con un positivo, o eventualmente l’esito di un tampone o test sierologico, perché c’è la possibilità di allegare al form dei documenti – possono essere mascherati”.

Una volta che il form è compilato viene inviato nel sistema, e da qui parte il processo approvativo. Il responsabile della salute, il medico, il manager diretto o comunque un incaricato dell’amministratore delegato autorizza l’accesso della persona, e dal form partono dei workflow ai vari sistemi per l’assegnazione dei posti, oppure più banalmente un amministrativo le gestisce su fogli excel. “Di solito SMAX assegna pc, stampanti, toner, invece in questo caso “assegna le persone”, in modo che siano sicure al loro posto e dotate degli strumenti necessari, che per chi lavora in smart working invece di postazioni e DPI saranno per esempio portatili e VPN”.

Carlo Dusi, Software Solution Pre Sales di Micro Focus Italia

Carlo Dusi, Software Solution Pre Sales di Micro Focus Italia

A proposito di DPI, possono essere gestiti a catalogo, perché SMAX già prevede questa possibilità per le risorse IT da ordinare: “Ogni azienda in base alla propria attività metterà a catalogo mascherine, guanti, disinfettanti, occhiali, visiere, tute e così via: una delle customizzazioni possibili è inserire nel sistema un catalogo per i DPI poi collegabile agli strumenti di asset management per assegnare i costi ai relativi centri di costo”.

Anche la componente di machine learning interna di SMAX, basata su IDOL di Autonomy, può essere utile in questa declinazione “post-Covid”, sottolinea Dusi. “È un motore statistico-probabiilistico molto potente che tipicamente instrada automaticamente le richieste di assistenza, suggerisce la migliore risposta ai problemi, e identifica ricorrenze latenti in incidenti e richieste di assistenza, ma può dare i suoi benefici anche in questo caso, per esempio in caso di esaurimento dei DPI, basta inserire nella funzione di richiesta la keyword “Covid-19” e il sistema suggerisce la procedura per l’ordine, inserisce i dati e imposta la mail di richiesta di approvazione che innesca il processo di procurement”.

Questa versione “Bio-Safety Certification” di SMAX, continua Dusi, è già pronta. “La cosa più complessa, che non si può preconfigurare, sono i flussi di approvazione, perché ogni azienda ne ha uno diverso. Le abbiamo dato un nome in inglese perché vogliamo presentarlo in azienda a livello europeo e mondiale”.

I primi riscontri da Micro Focus corporation sono positivi, molto probabilmente sarà sviluppata un’app apposita che sarà a catalogo sul marketplace di Micro Focus, da abbinare a SMAX, “che è un SaaS, quindi il cliente deve solo fare la subscription, e configurarlo insieme alle nostre persone dei servizi professionali che lavorano da remoto, al telefono”.

“Anche i nostri commerciali trovano interessante questa opzione, che naturalmente è a disposizione anche dei nostri partner che lavorano già su SMAX. L’obiettivo ora è diffondere la voce, presentare Bio-Safety Certification ai clienti che hanno già SMAX spiegando che si tratta di una mera configurazione di servizi, ma anche ai potenziali clienti interessati a SMAX”.