Le piccole e medie imprese non possono gestire tutti i servizi di cui hanno bisogno. Ci sono alcuni compiti, per esempio la contabilità e la gestione delle risorse umane, che spesso è meglio lasciare agli esperti. Naturalmente, non tutte le aziende di piccole o medie dimensioni possono permettersi di esternalizzare queste funzioni, anche se in molti casi i benefici superano il costo iniziale. Se state progettando di esternalizzare alcuni servizi, ecco sei cose da considerare prima di scegliere il partner giusto.

1. Capire le vostre competenze e limitazioni. “Affidate a terzi le funzioni dispendiose in termini di tempo e che possono essere facilmente eseguite da qualcuno al di fuori dell’azienda“, dice Sara Slettebø, presidente di ReMilNet, che aiuta le aziende a migliorare l’efficienza e l’efficacia. Per esempio, “ReMilNet ha esternalizzato le sue funzioni HR (libro paga, tasse, benefit e così via) a partire dal 2008. Con dipendenti che lavorano in diversi Paesi, per noi è più conveniente avere personale esterno che si occupa di elaborare e gestire tutta la documentazione piuttosto che gestirla internamente”, dice. “Come risultato, i nostri documenti sono conformi e presentati in tempo, siamo al passo con le nuove policy che hanno un impatto sui nostri dipendenti in ogni Stato e tutti i nostri documenti sono disponibili online in un ambiente sicuro. Questa è stata la scelta di outsourcing più vantaggiosa che abbiamo fatto”.

2. Definire in anticipo obiettivi e metriche di valutazione. “Definite chiaramente gli obiettivi dell’outsourcing: riduzione di costi, miglioramento di qualità ed efficienza, aumento delle competenze”, dice Adrienne Johnson, responsabile della comunicazione aziendale di CorpInfo, che fornisce servizi di consulenza. “Chiarire obiettivi, esigenze e risultati previsti aiuta a scegliere il partner e l’accordo di outsourcing più adatti alle proprie necessità”.

“Impostate criteri di misurazione delle performance e di risultati specifici prima di impegnarvi con un fornitore”, dice Aalap Shah, co-fondatore di SoMe Connect, un’agenzia di marketing digitale. “La maggior parte dei rapporti di outsourcing fallisce perché le aspettative non sono chiare. Lavorare in anticipo su questi parametri assicura una relazione reciprocamente vantaggiosa e di lunga durata”.

3. Trovare il partner giusto. “Affidare in outsourcing una qualsiasi parte della propria attività è un passo importante e non una cosa da considerare con leggerezza”, dice Maria Black, presidente di ADP TotalSource. “E’ importante considerare l’azienda che si sta scegliendo come partner non solo come un fornitore, ma come qualcuno che si ritiene adatto per una relazione strategica a lungo termine”.

Bisogna essere consapevoli che “il processo di selezione di un partner può richiedere un certo tempo”, sottolinea Black. “Valutate bene le competenze della società che state scegliendo come fornitore. Chiedete informazioni a persone di fiducia (colleghi o altri imprenditori), analizzate le piattaforme social della società e chiedete referenze”. Questo richiede tempo, ma vale la pena spenderlo perché trovare “il fornitore giusto offrirà una maggiore efficienza e vi permetterà di concentrarvi sui vostri obiettivi di business”.

“Cercate un provider la cui filosofia sia in linea con quella della vostra azienda e che lavori con voi come un vero partner”, aggiunge Andy Childs, vice presidente del marketing di Paychex. E “prestate molta attenzione al suo modello di servizio, assicurandovi che offra soluzioni personalizzate. Il provider dovrebbe offrire un punto di contatto e/o un rappresentante competente e orientato ai servizi, raggiungibile in qualsiasi momento la vostra azienda abbia bisogno di supporto”.

“Il partner deve comprendere il business, la missione e gli obiettivi del cliente”, dice Johnson. “Il cliente deve sentirsi a proprio agio e avere la certezza che il partner ha le competenze adeguate per rispondere alle sue esigenze”.

4. Avere personale interno che può gestire il rapporto a tempo pieno. “E’ fondamentale capire che l’outsourcing richiede la supervisione”, dice Michael Beck, responsabile sviluppo e marketing di Earth Class Mail. Le aziende che considerano l’outsourcing devono avere una persona interna di riferimento, che possa fornire “istruzioni esplicite e dettagliate”, che sia disponibile a rispondere alle domande e assumere responsabilità, in modo che i progetti procedano secondo i tempi stabiliti.

“E’ anche importante impegnarsi in un programma di incontri settimanali o mensili per fare il punto della situazione”, afferma Shah.

5. Mantenere controllo e proprietà dei dati. “Lo sviluppo web e mobile possono essere facilmente affidati in outsourcing, ma non permettete che la società esterna controlli al 100 per cento il vostro codice o prodotto”, afferma Mark Tuchscherer, co-fondatore e presidente di Geeks Chicago. “Se qualcosa va storto, non avrete alcun controllo sul vostro prodotto. Potreste anche perdere il vostro codice (o il sito web) e ci vorrebbe molto tempo per riprendere il controllo della situazione”.

“Scegliete uno SLA (service-level agreement) garantito e stabilite come saranno misurate e monitorate le prestazioni e la customer satisfaction”, dice Johnson. “Ci dovrebbe anche essere un processo di transizione predeterminata in caso di risoluzione del contratto, e deve essere mantenutala documentazione completa. Il cliente deve prendere in considerazione se avrà la proprietà di strumenti e processi utilizzati per supportare il progetto”.

6. Vigilare sulla sicurezza dei dati. Siate molto cauti nell’affidare in outsourcing “qualsiasi cosa che coinvolga la sicurezza del vostro sito web o prodotto”, dice Tuchscherer. “Se qualcosa non funziona bene e subite una violazione, non dovete mettere a rischio i dati dei vostri clienti. In ultima analisi siete responsabili per ciò che accade, anche se l’errore è stato fatto da una società esterna. Questo può portare a un incubo legale e costare caro alla vostra azienda”.

Quindi, ancora una volta, assicuratevi che il fornitore che state per scegliere sia conforme con le best practice del settore e che sia in grado di mantenere i vostri dati sicuri e protetti.