Le app per chi lavora sul campo sono in forte crescita

Le applicazioni volte ad aiutare gli impiegati a svolgere il proprio lavoro in modo più efficace in un ambiente di lavoro remoto o ibrido, come le videoconferenze, la gestione dei progetti e altri software di collaborazione, hanno avuto un’impennata nell’era della pandemia. Ma molti dipendenti non passano le loro giornate lavorative seduti davanti al monitor di un PC.

I dipendenti che lavorano lontano da una scrivania in settori verticali come la sanità, l’ospitalità, l’industria manifatturiera, i servizi e le riparazioni, i trasporti, la logistica, l’edilizia, i servizi pubblici e la vendita al dettaglio sono solitamente definiti lavoratori in prima linea. Molti di questi rappresentano i “volti” delle loro organizzazioni, dal momento che entrano in contatto diretto con i clienti, mentre altri svolgono importanti lavori “dietro le quinte” che fanno funzionare il mondo moderno.

Le aziende di questi e altri settori hanno un numero di lavoratori in prima linea molto più elevato rispetto ai dipendenti che lavorano dalle loro scrivanie. Secondo Gartner, ci sono circa 2,7 miliardi di dipendenti in prima linea in tutto il mondo, più del doppio dei lavoratori che svolgono le loro mansioni alla scrivania. Piuttosto che lanciare un numero ancora maggiore di app per questi ultimi, le aziende si stanno rivolgendo sempre di più a strumenti software pensati per assistere la loro forza lavoro in prima linea.

Poiché molti di questi non dispongono di computer forniti dall’azienda e potrebbero non avere accesso alle intranet aziendali, questi strumenti assumono in genere la forma di app mobile che possono essere utilizzate su smartphone, tablet o dispositivi indossabili personali o forniti dall’azienda.

Andare oltre le app specifiche per il lavoro

“Storicamente, queste app sono state molto specifiche per un lavoro o un settore in particolare” afferma Andrew Hewitt, analista senior di Forrester Research. Ad esempio, gli aeroporti hanno implementato app per i bagni intelligenti che utilizzano sensori per contare quante persone sono entrate in un bagno. Quando un certo numero di persone è entrato, il sistema invia un messaggio di testo o un’e-mail di avviso che indica che è giunto il momento di pulire il bagno ai custodi che controllano gli avvisi tramite i loro tablet o smartwatch.

“Oggi siamo nella seconda fase: stiamo andando oltre le funzioni specifiche per il lavoro, per passare a un coinvolgimento più ampio dei dipendenti”, ha detto Hewitt. Questi nuovi strumenti, molti dei quali possono essere utilizzati in qualsiasi settore, mirano a migliorare anche la collaborazione e la comunicazione, a creare un senso di comunità e a far sentire i lavoratori in prima linea più apprezzati e legati alle loro organizzazioni. “Vediamo anche applicazioni per i lavoratori in prima linea che offrono funzionalità per gestire le ferie e i turni o per ottenere informazioni sulla retribuzione”.

I lavoratori in prima linea di solito non hanno la stessa esperienza tecnologica di chi lavora alla scrivania, ha affermato Mike Gotta, vicepresidente e analista di Gartner che si occupa del settore della comunicazione e della collaborazione. “Per questo motivo, potrebbero sentirsi fuori dal giro e non sapere cosa sta succedendo all’interno delle loro organizzazioni. Per questo le aziende distribuiscono ai lavoratori in prima linea app che combinano comunicazioni interne e informazioni sulle risorse umane, come benefit, pagamenti e orari dei turni, in modo che i dipendenti sappiano cosa sta succedendo a livello operativo”.

Alcune di queste app forniscono ai lavoratori elenchi di compiti e altre informazioni per turni specifici, oltre all’accesso al materiale formativo dell’azienda. Molte offrono integrazioni con altri software aziendali e includono componenti di monitoraggio e analisi che possono aiutare i manager a guidare i lavoratori per aumentare l’efficienza e la produttività e migliorare l’esperienza dei clienti.

Secondo Dion Hinchcliffe, vicepresidente e analista principale di Constellation Research, i prezzi delle app per i lavoratori in prima linea variano in genere da 5 a 15 dollari al mese per utente, con alcune app specializzate che raggiungono i 20 dollari al mese per utente. “Le startup che offrono applicazioni per i lavoratori in prima linea hanno dedicato molto tempo a riflettere sul problema e credono di aver trovato una soluzione che può essere risolutiva”, ha affermato Hinchcliffe.

Il loro sostentamento dipende dal fatto di fornire ai clienti strumenti molto migliori di quelli offerti dai principali fornitori che aggiungono ai loro prodotti esistenti funzionalità destinate ai frontline worker, come nel caso di Microsoft che ha aggiunto funzionalità per i lavoratori in prima linea a Microsoft Teams. “Questi strumenti sono di solito migliori rispetto alla manciata di funzioni aggiunte dai principali fornitori”.

Oggi sono disponibili moltissime applicazioni per i lavoratori in prima linea. Alcune sono rivolte a settori specifici come la sanità o l’industria manifatturiera, ma molte altre possono essere utilizzate in tutti i settori. Di seguito sono elencati alcuni dei tipi più comuni di app per lavoratori in prima linea, con alcuni esempi di ciascuna. Questo elenco non è assolutamente esaustivo e tenete presente che molte app offrono diverse funzionalità e quindi rientrano in più categorie.

Programmazione/tracciamento del tempo/gestione del lavoro

Sebbene la maggior parte delle app di time-tracking offrano un monitoraggio di base delle ore di lavoro dei dipendenti in prima linea, alcune offrono strumenti più avanzati per misurare il lavoro prodotto in un determinato periodo di tempo. Alcuni software di time-tracking sono in grado di generare automaticamente fatture in base alla quantità e alla durata del lavoro svolto e la maggior parte può integrarsi con le buste paga e altri sistemi aziendali. Alcune app possono anche aiutare le aziende a stimare i costi in base alle attività e ai progetti e molte applicazioni includono funzionalità di pianificazione dei dipendenti e altri strumenti di gestione del lavoro e dei progetti.

Alcuni esempi sono:

• Clockify: Un’applicazione gratuita per il tracciamento del tempo e dei fogli di presenza che i lavoratori in prima linea e gli altri dipendenti possono utilizzare per tenere traccia delle loro ore di lavoro e classificarle per ogni progetto. L’applicazione fornisce anche informazioni sulle presenze e sui permessi retribuiti dei lavoratori. Le aziende possono passare a uno dei quattro piani a pagamento di Clockify che offrono funzioni più avanzate rispetto alla versione gratuita, come la fatturazione, la pianificazione dei dipendenti, la registrazione delle spese e l’analisi dei dati. Clockify si integra con più di 80 applicazioni web, tra cui Jira, Microsoft Teams e Google Docs, in modo che i dipendenti possano tenere traccia del loro tempo all’interno di altre applicazioni.
• ClockShark: Software di pianificazione e rilevazione del tempo basato sul cloud che aiuta le aziende di diversi settori, tra cui l’edilizia, la sanità, la vendita al dettaglio e il settore immobiliare, a tenere traccia del tempo dei propri dipendenti. Le funzioni di ClockShark includono la programmazione dei dipendenti, il monitoraggio delle presenze, gli avvisi via e-mail, il geofencing, la reportistica e la possibilità di condividere informazioni sul lavoro (come le indicazioni per raggiungere un cantiere) con i dipendenti tramite l’app mobile. ClockShark consente inoltre alle aziende di creare preventivi e fatture per lavori specifici e di accettare pagamenti.
• When I Work: Un’app per la programmazione, il monitoraggio del tempo e la messaggistica che consente ai dipendenti in prima linea di visualizzare i propri orari, vedere chi sta lavorando, scambiare i turni con altri lavoratori qualificati, timbrare il cartellino e chattare tra loro in tempo reale. I manager usano l’app per programmare i lavoratori, rispondere alle richieste di ferie e di cambio turno e comunicare con i team tramite messaggistica individuale o di gruppo. Altre funzioni includono report e previsioni sul lavoro, programmazione automatizzata, prevenzione degli straordinari e integrazione delle buste paga.

Comunicazioni e risorse umane

Le app per le comunicazioni con i dipendenti assicurano che tutti i lavoratori possano accedere alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro ed essere più produttivi. Le aziende possono utilizzare queste app per raggiungere sia i lavoratori in prima linea, sia quelli in ufficio e tenerli informati sulle attività aziendali. Le app consentono alle aziende di pianificare, creare e distribuire comunicazioni interne a tutti i lavoratori, oltre a personalizzare le informazioni per gruppi specifici di dipendenti.

Le app incoraggiano anche il feedback dei dipendenti tramite chat, commenti e sondaggi e spesso si integrano con i sistemi di risorse umane per fornire l’accesso alle funzioni di onboarding/offboarding, payroll e altre funzioni. Questi strumenti aiutano le aziende a migliorare il coinvolgimento della forza lavoro e l’esperienza dei dipendenti, creando un senso di comunità e aiutando i lavoratori in prima linea a sentirsi più legati ai loro colleghi.

Alcuni esempi sono:

• Beekeeper: Offre ai lavoratori in prima linea (e non solo) l’accesso alla formazione, agli orari dei turni, all’inserimento e al disinserimento, alle buste paga, alle liste di controllo sulla sicurezza, agli annunci, alle richieste di permessi retribuiti e altro ancora. Beekeeper consente alle organizzazioni di raggiungere istantaneamente tutti i dipendenti, in base ai turni, ai reparti, alle sedi o alle lingue, tramite video o voce. I lavoratori comunicano direttamente e condividono informazioni con i colleghi tramite chat. Le aziende possono utilizzare l’app anche per raccogliere i feedback dei dipendenti in tempo reale.
• Blink: Questa app ruota attorno a un social feed che permette a tutti i dipendenti, compresi quelli in prima linea, di sentirsi parte del team della propria azienda. Che siano in ufficio o sul campo, i dipendenti hanno lo stesso accesso a sondaggi, informazioni sulle risorse umane, file condivisi e calendari aziendali. Le organizzazioni possono utilizzare il feed per comunicare notizie, video, messaggi importanti, documenti e contenuti di formazione. Blink offre anche un’app per la pianificazione dei dipendenti, la gestione sicura dei documenti e una libreria di micro-app.
• LumApps: Piattaforma per l’esperienza dei dipendenti, LumApps permette alle aziende di comunicare meglio con i propri dipendenti in prima linea e in ufficio, indipendentemente dal dispositivo, dalla lingua o dal luogo in cui si trovano, assicurando che ogni dipendente riceva gli annunci chiave dell’azienda. Funzionalità come il portale di onboarding, il centro di riconoscimento e le community rafforzano la cultura aziendale e incoraggiano la collaborazione, offrendo ai dipendenti un facile accesso alle informazioni e agli strumenti necessari per sentirsi parte del team. I lavoratori possono partecipare a progetti, seguire i colleghi e ricevere notifiche sugli argomenti che li interessano.

Apprendimento e sviluppo

Queste app offrono programmi e iniziative di formazione e sviluppo per i lavoratori in prima linea in settori quali l’istruzione, la sanità, l’ospitalità, la vendita al dettaglio e altri ancora. I programmi di formazione offrono una formazione contestuale e a portata di mano che i lavoratori in prima linea possono inserire nella loro giornata lavorativa. I programmi di formazione mobile-first rendono più facile l’accesso alla formazione da parte dei lavoratori front-line.

Alcuni esempi sono:

• eduMe: Strumento di formazione basato su dispositivi mobili, eduMe consente alle aziende di creare contenuti formativi di facile comprensione e di distribuirli direttamente sui dispositivi mobili dei loro dipendenti. Le organizzazioni possono utilizzare eduMe per formare e integrare rapidamente i dipendenti in prima linea, per poi continuare a insegnare loro nuove competenze. L’applicazione fornisce ai lavoratori frontline le competenze e le conoscenze necessarie per avere successo attraverso messaggi, contenuti didattici in pillole, video e sondaggi.
• Kallidus Learn LMS: Il sistema di gestione dell’apprendimento Kallidus riunisce in un’unica piattaforma l’apprendimento online, mobile, in aula e social. Kallidus è ideale per i lavoratori impegnati in prima linea, perché li incoraggia a imparare da soli nei momenti a loro più congeniali. I dipendenti in prima linea sono in grado di accedere a tutte le informazioni di cui hanno bisogno per migliorare la loro carriera e l’esperienza dei clienti attraverso i loro smartphone o tablet.
• Prodigy EMS: Questa app è stata progettata per guidare i tecnici di emergenza nel processo di ricertificazione. Prodigy EMS offre anche corsi per tutte le aree di formazione, tra cui l’inserimento dei nuovi dipendenti, la formazione annuale e il recupero. La piattaforma include corsi di formazione con istruttori dal vivo e on-demand, integrati da materiali per migliorare l’apprendimento. Prodigy EMS consente alle organizzazioni di offrire ai lavoratori in prima linea contenuti aggiornati e forniti da istruttori esperti di servizi medici d’emergenza, che utilizzano report sulle cure dei pazienti e video di pazienti reali.

Guida da remoto

Questi strumenti di collaborazione collegano virtualmente i lavoratori dell’industria e dell’assistenza sul campo agli esperti in materia per ottenere assistenza e supporto a distanza. Queste applicazioni combinano la chat con l’audio, il video in diretta, la condivisione di file e le annotazioni in realtà aumentata per aiutare i lavoratori sul campo o in produzione a collaborare con esperti e altri colleghi attraverso dispositivi mobili e indossabili per risolvere i problemi.

Ad esempio, utilizzando la fotocamera di uno smartphone o di un tablet, un esperto in ufficio può vedere in diretta l’ambiente in cui si trova il lavoratore sul campo e l’attività che sta svolgendo. In questo modo, l’esperto può guidare verbalmente il dipendente e allo stesso tempo fornire indicazioni visive che si sovrappongono alla vista dell’operatore sul campo, aiutandolo a completare il lavoro in modo sicuro e accurato.

Alcuni esempi sono:

• Help Lightning: Questo software di realtà aumentata si concentra sull’assistenza remota, compresi i servizi di collaborazione video che consentono agli esperti dell’organizzazione in ufficio di lavorare virtualmente con i lavoratori sul campo in qualsiasi parte del mondo. La tecnologia di assistenza visiva remota dell’app consente ai tecnici di condividere una visione in tempo reale di ciò che sta accadendo, indipendentemente dal luogo in cui si trovano, migliorando l’efficienza e riducendo gli errori di comunicazione. Inoltre, consente ai dipendenti esperti di formare virtualmente i nuovi tecnici sul campo sulle competenze più importanti.
• Librestream Onsight Connect: Soluzione per esperti remoti in realtà aumentata, questa app offre ai lavoratori in prima linea l’accesso immediato ai contenuti, alle persone, ai dati e alle indicazioni di cui hanno bisogno su qualsiasi dispositivo e in qualsiasi ambiente per risolvere i problemi sul campo. Onsight Connect condivide in modo sicuro audio, video in diretta, audio, immagini ad alta risoluzione e testo tra i team, anche se la larghezza di banda è limitata.
• TeamViewer Frontline: App di realtà aumentata completamente integrata, TeamViewer Frontline permette alle aziende di coordinare la propria forza lavoro, gestire attività e dispositivi da un unico punto centrale e risolvere i problemi in tempo reale. I lavoratori e i dipendenti sul campo ricevono istantaneamente la guida di esperti in remoto tramite videochiamate assistite dalla realtà aumentata.