Dematerializzazione, smart working e tecniche anticorruzione: il lento risveglio della PA

Con la riforma della PA alle porte e un governo che fa dell’innovazione, della sburocratizzazione e della semplificazione i suoi cavalli di battaglia, la pubblica amministrazione è tornata al centro dell’interesse anche di chi si occupa di tecnologia. Questo dopo che nei lunghi anni della crisi i fornitori di tecnologia, al servizio della cosa pubblica, hanno sofferto più di altri il restringimento degli orizzonti (e delle finanze) degli amministratori.

La speranza è quella di vedere finalmente applicati, anche dalle nostre parti, nuovi modelli di organizzazione del funzionamento della macchina burocratica. Tutti sono concordi che basterebbe copiare chi oltre confine sta già sfruttando cloud, big data e logiche ‘smart’ di ogni tipo, per ridurre i costi e migliorare i servizi  anche nei più remoti anfratti dello stivale. Per non parlare del fatto che soluzioni omogenee, banche dati condivise e ‘open‘, insieme alle tecniche di valutazione della qualità dei servizi, aiuterebbero a contenere le piaghe della cattiva amministrazione e del malaffare.

È vero che, quando si tratta di pubblica amministrazione, il rischio che nuovi progetti poco ragionati si risolvano in un inutile spreco di denaro pubblico è dietro l’angolo. Mai come oggi, però, le soluzioni in campo possono prevedere costi di implementazione contenuti, curve di apprendimento poco ripide e tempi di realizzazione certi e ridotti al minimo, grazie alla disponibilità di logiche Saas e Iaas, che portano a servizi scalabili che non richiedono investimenti imponenti.

Microsoft e la PA

In prima linea su questo fronte c’è il gigante di Redmond, che con le istituzioni italiane dialoga da trent’anni, il che lo mette in una posizione privilegiata per capire se c’è aria nuova in cucina.
Ne abbiamo parlato con Rita Tenan, responsabile per la pubblica amministrazione di Microsoft Italia, che ha vissuto da protagonista tutte le ultime edizioni del Forum PA.

“La partecipazione a queste fiere non si sa mai cosa porta. Quest’anno, però, sono stata gradevolmente sorpresa dall’attenzione e dalla maturità dei visitatori.
C’era senz’altro più effervescenza dell’anno scorso e di quello prima ancora. Ho l’impressione che la consapevolezza verso la trasformazione digitale necessaria si stia facendo sempre più viva. E questa è certamente una buona notizia.
In particolare l’afflusso al nostro stand è stato decisamente intenso, in particolare sui temi dello smart working, della dematerializzazione e della sicurezza, con sessioni specifiche quasi sempre piene. Eravamo con una decina di partner, non necessariamente grandi, ma flessibili e innovativi. La domanda più ricorrente è stata: come posso avviare il processo di cambiamento?”.

Il concetto di Smart working è indigesto anche a molte aziende private, non lo considerate prematuro per la PA?

“Io penso di no. Penso che i cambiamenti di questo tipo vadano iniziati gradualmente, portando sia la tecnologia sia, ancora più importante, la revisione di certi processi interni. Ci sono amministrazioni che sono più avanti, perché hanno una visione più spinta di come si può far leva su queste tecnologie, e altre meno. Per inciso, parliamo di tecnologie ormai mature, non stiamo parlando di eccessiva innovazione. Non c’è niente di rischioso nell’adottarle. Il rischio, se rischio c’è, è quello di dover affrontare il cambiamento. Per questo è necessaria la visione dell’ente, della pubblica amministrazione. Una visione che si alimenta, più che per stimoli esterni, attraverso spinte interne, rafforzate dalla cooperazione tra enti. Noi di Microsoft siamo presenti in diverse amministrazioni, e da questa posizione cerchiamo di metterle in contatto, per aiutarle a fare sistema e suddividere l’onere degli investimenti.”

Rita Tenan, Direttore della Pubblica Amministrazione di Microsoft Italia

Ma come si appianano differenze così macroscopiche?

“Per superare il gap tra le amministrazioni, ci vuole un insieme di soluzioni tecnologiche e di approccio culturale. La differenza di sensibilità in questo senso tra le diverse amministrazioni è molto forte, noi cerchiamo di adattarci, con la massima flessibilità, ai diversi punti di partenza. La sfida è cercare di farle evolvere proprio nella direzione verso cui vogliono andare. A volte la ricerca è quella della massima trasparenza, altre volte c’è l’esigenza di dare più servizi ai cittadini o di risolvere un problema di organizzazione burocratica. Ci concentriamo sui benefici e cerchiamo di portare sia la soluzione tecnologica che la cultura. Questo ci permette di aiutare davvero le pubbliche amministrazioni.”

Quali leve convincono gli amministratori più refrattari?

“La cosa importante è che quando si mettono in pratica questi progetti la pubblica amministrazione possa monitorarne costantemente i benefici. In un processo di change management è fondamentale portare con sé tutte le persone coinvolte, e il monitoraggio aiuta a convincersi che la strada intrapresa è quella giusta.
Inoltre le tecnologie sono predisposte per realizzare la maggior parte dei progetti con un tempo molto breve di implementazione. Parliamo di settimane o al più di mesi.” Anche perché un’amministrazione generalmente dura pochi anni, e vuole ottenere risultati prima della successiva scadenza elettorale. “Quindi è fondamentale avere un ritorno sugli investimenti entro 12 mesi. Sfruttare un effetto ‘palla di neve’ è il miglior modo di spingere queste trasformazioni.”

Whistleblowing per combattere l’illegalità

Tra le soluzioni che la tecnologia può offrire a una pubblica amministrazione che, non è un segreto, non eccelle in trasparenza e correttezza, ci sono quelle dedicate alla segnalazione degli illeciti.
Si tratta di applicazioni che faranno discutere ma che, come ci ha confermato Rita Tenan, sono ampiamente diffuse nel civilissimo nord dell’Europa, senza che siano segnalati abusi o siano sommerse da moti di indignazione. La soluzione Microsoft, in questo campo delicato, si chiama WB Confidential ed è sviluppata da NTTAGIC a partire da SharePoint. Già adottata con soddisfazione dal CONI, consente a tutti i membri di un’organizzazione, di denunciare frodi e irregolarità garantendosi l’anonimato. Per evitare gli abusi e la delazione, il sistema identifica comunque il denunciante attraverso un sistema di credenziali random, che consentono di restituire un feedback sul percorso della denuncia, così che se ne possa seguire l’iter e verificare che sia stata effettivamente presa in considerazione. È anche possibile sfruttare un’area forum riservata per avviare una comunicazione tra il segnalante anonimo e i responsabili della gestione e del trattamento delle segnalazioni.

“In UK lo scorso anno sono state sviluppate soluzioni basate su WB Confidential per il governo e sono state accolte positivamente. Parliamo di implementazioni che durano poche settimane quindi riutilizzabili facilmente. L’anonimato è utile perché chi si accorge delle problematiche generalmente sta all’interno di una struttura, ma vivendo all’interno può avere delle remore a comunicare quanto ha visto, temendo conseguenze personali.” Per Rita Tenan il momento, vista la cronaca di questi giorni, è particolarmente favorevole all’introduzione di simili sistemi, anche se resta difficile dire quanto tempo ci vorrà, prima che una novità così potenzialmente impattante sullo status quo venga digerita su vasta scala dalla pubblica amministrazione.

Cloud, nella PA è meglio ibrido

Ormai i servizi Microsoft sono per la stragrande maggioranza, appesi alle nuvole, e certamente la logica ‘as a service’ può portare molti vantaggi, specie alle amministrazioni con budget modesti. Ma cosa accade quando la richiesta di sicurezza e le normative sulla privacy vanno oltre la prassi di tenere i dati sul server del fornitore? Per Rita Tenan la soluzione è quasi sempre quella del cloud ibrido, in modo che le amministrazioni possano decidere quale tipo di processo va su server privati e quale su quelli pubblici. Questa è la soluzione che sta raggiungendo la maturità e, secondo la Tenan, anche grazie al fatto che Microsoft sta investendo moltissimo sul fronte della sicurezza e della privacy, a partire dagli standard dei suoi data center, così da poter offrire garanzie sia tecniche che contrattuali anche quando si tratta di cloud pubblico.

La sfida (perdente) della sanità

Surgery touchless system, telepresenza, monitoraggio biometrico e cartella clinica digitale. Belle parole per altrettante tecnologie già in grado di funzionare con vantaggi per tutti, ma la verità è che la nostra sanità è complessivamente terribilmente indietro. Proprio come avviene per lo scandalo dei costi (non) standard tra le diverse regioni, anche per i servizi sanitari sembra impossibile  alzare il livello in modo omogeneo sul territorio nazionale, relegando la sperimentazione a qualche caso di eccellenza, dovuto alla lungimiranza di singoli amministratori.
Rita Tenan, valutando la penetrazione delle tecnologie Microsoft in questo settore vede comunque il bicchiere mezzo pieno. Ci sono ad esempio le prime applicazioni di Kinect in sala operatoria, che consentono al chirurgo di visionare gli esami del paziente senza togliersi i guanti, usando i gesti, attraverso uno strumento semplice, economico e che non richiede formazione anche da parte del personale non specializzato.
Esperimenti utili, ma il grosso dei vantaggi si avrebbero con la cartella clinica elettronica diffusa a livello nazionale. Su questo fronte per Microsoft sembra aumentare la consapevolezza, ma nulla più. Eppure i risparmi e i vantaggi per i pazienti sarebbero enormi, e l’innovazione aiuterebbe a far fronte al drammatico aumento della spesa sanitaria dovuto all’invecchiamento della popolazione e alle maggiori aspettative di vita.

Molti dati, poche analisi

La più grande ricchezza della pubblica amministrazione dovrebbero essere i dati di cui dispone. Il condizionale è d’obbligo visto che queste informazioni, anche nel caso in cui siano affidabili e omogenee, spesso restano inutilizzate e inaccessibili, talvolta prigioniere di farraginose procedure di sicurezza. Questo malgrado gli strumenti di analytics e data mining siano di uso comune fuori dalle sedi istituzionali. “Parlando di big data con la pubblica amministrazione, è evidente che ci sono dei temi che al momento attraggono maggiormente l’attenzione del pubblico. Piccoli progetti in questo senso vanno avanti, ma manca una visione sufficientemente ampia.” Per Microsoft le soluzioni che suscitano maggiore interesse sono quelle di sentiment analytics, che permettono di avere feedback sui social per far capire alle amministrazioni che cosa è piaciuto o meno di un servizio. Questo aiuta a cogliere in modo semplice le opinioni e a pilotare le azioni dell’amministrazione. “Meglio seguire un approccio ‘low-hanging fruit’, poiché soluzioni più sofisticate sono ancora premature per la PA italiana.”