L’automazione dei processi robotici (RPA) è un’applicazione della tecnologia, governata da logiche di business e input strutturati, finalizzata all’automazione dei processi aziendali. Utilizzando gli strumenti RPA, un’azienda può configurare un software, o un “robot”, per acquisire e interpretare le applicazioni per l’elaborazione di una transazione, la manipolazione dei dati, l’attivazione di risposte e la comunicazione con altri sistemi digitali. Gli scenari RPA vanno dalla generazione di una risposta automatica a un’e-mail alla distribuzione di migliaia di bot, ciascuno programmato per automatizzare i lavori in un sistema ERP.

Molti CIO si stanno rivolgendo all’RPA per semplificare le operazioni aziendali e ridurre i costi. Le aziende possono automatizzare i processi aziendali ordinari basati su regole, consentendo agli utenti business di dedicare più tempo al servizio dei clienti o ad altri lavori di valore superiore. Altri vedono l’RPA come un ripiego verso l’automazione intelligente (IA) tramite strumenti di machine learning (ML) e intelligenza artificiale (AI), che possono essere addestrati per esprimere giudizi sui risultati futuri.

Quali sono i vantaggi dell’RPA?

L’RPA offre alle organizzazioni la possibilità di ridurre i costi del personale e l’errore umano. Lo specialista dell’automazione intelligente Kofax afferma che il principio alla base di questa tecnologia è semplice: lasciare che i dipendenti umani lavorino su ciò in cui gli esseri umani eccellono e utilizzare i robot per gestire le attività più banali e ripetitive.

I bot sono in genere a basso costo e facili da implementare e non richiedono software personalizzato o una profonda integrazione dei sistemi. Tali caratteristiche sono fondamentali visto che le organizzazioni perseguono la crescita senza aggiungere spese significative o attriti tra i lavoratori.

Se configurati correttamente, i robot software possono aumentare la capacità di lavoro di un team dal 35% al 50%, secondo Kofax. Ad esempio, attività semplici e ripetitive come copiare e incollare informazioni tra i sistemi aziendali possono essere accelerate dal 30% al 50% una volta completate utilizzando i robot. L’automazione di tali attività può anche migliorare la precisione eliminando le possibilità di errore umano, come nel caso della trasposizione di numeri durante l’immissione dei dati.

Le aziende possono anche potenziare i loro sforzi di automazione affiancando all’RPA tecnologie cognitive come machine learning, riconoscimento vocale ed elaborazione del linguaggio naturale, automatizzando attività di ordine superiore che in passato richiedevano le capacità percettive e di giudizio degli esseri umani. Tali implementazioni, in cui possono essere automatizzate da 15 a 20 fasi, fanno parte di una catena del valore nota come automazione intelligente (IA).

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Quali sono i migliori strumenti RPA?

Il mercato RPA è costituito da un mix di nuovi strumenti appositamente creati e strumenti meno recenti che hanno aggiunto nuove funzionalità per supportare l’automazione; da segnalare che alcuni fornitori posizionano i loro strumenti come “automazione del flusso di lavoro” o “gestione del processo di lavoro”. Complessivamente, il mercato del software RPA dovrebbe crescere da 2,4 miliardi di dollari nel 2021 a 6,5 miliardi di dollari entro il 2025 secondo una recente ricerca di Forrester.

Alcuni dei principali fornitori di strumenti RPA includono:

  • Appian
  • Automation Anywhere
  • AutomationEdge
  • Blue Prism
  • Cyclone Robotics
  • Datamatics
  • EdgeVerve Systems
  • HelpSystems
  • IBM
  • Kofax
  • Kryon
  • Laiye
  • Microsoft
  • NICE
  • Nintex
  • NTT-AT
  • Pegasystems
  • Samsung SDS
  • Servicetrace
  • WorkFusion

Quali sono i criteri per la scelta degli strumenti RPA?

Ci sono 10 fattori chiave da considerare quando si scelgono gli strumenti RPA:

  • Facilità di configurazione del bot
  • Funzionalità low-code
  • Attended Vs Unattended
  • Capacità di machine learning
  • Gestione delle eccezioni e revisione umana
  • Integrazione con applicazioni enterprise
  • Orchestrazione e amministrazione
  • Robot in cloud
  • Scoperta e mining di processi e attività
  • Scalabilità

Quali sono le migliori certificazioni RPA?

Poiché le organizzazioni adottano sempre più l’RPA, hanno anche bisogno di persone con esperienza negli strumenti e nelle implementazioni dell’RPA. Molte delle certificazioni RPA più popolari sono offerte da fornitori come:

  • Appian
  • Automation Anywhere
  • Blue Prism
  • UiPath
  • Microsoft

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10 consigli per un’efficace automazione dei processi robotici

L’implementazione dell’RPA può essere difficile, considerando sia la potenziale complessità dei processi aziendali legacy, sia il livello di gestione delle modifiche che può essere richiesto per il successo dell’RPA. I seguenti suggerimenti possono aiutare la vostra organizzazione nel suo percorso:

Stabilire e gestire le aspettative

Ottenere molto e velocemente con l’RPA è possibile, ma spingere l’RPA a funzionare con successo su larga scala è un altro discorso. Molti ostacoli nell’implementazione dell’RPA derivano da una cattiva gestione delle aspettative e certe affermazioni audaci sull’RPA da parte di fornitori e consulenti di implementazione non hanno aiutato in tal senso. Ecco perché è fondamentale che i CIO agiscano con una mentalità cautamente ottimista.

Considerare l’impatto sul business

L’RPA è spesso pubblicizzata come un meccanismo per rafforzare il ritorno sull’investimento o ridurre i costi, ma può anche essere utilizzata per migliorare l’esperienza del cliente. Ad esempio, aziende come le compagnie aeree impiegano migliaia di agenti del servizio clienti, ma ancora oggi i clienti aspettano in coda per ricevere la loro chiamata. Un chatbot potrebbe aiutare ad alleviare parte di quell’attesa.

Coinvolgere l’IT

I COO sono stati alcuni dei primi ad adottare l’RPA. In molti casi però hanno acquistato strumenti RPA per poi riscontrare enormi problemi nella sua implementazione e trovarsi costretti a chiedere l’aiuto (e il perdono) dell’IT. Oggi i cosiddetti “citizen developer” senza competenze tecniche utilizzano software cloud per implementare l’RPA direttamente nelle loro unità business. I leader aziendali devono coinvolgere l’IT fin dall’inizio per assicurarsi di ottenere le risorse di cui hanno bisogno.

Progettazione e gestione del cambiamento scadenti

Molte implementazioni falliscono perché la progettazione e il cambiamento sono gestiti male afferma Sanjay Srivastava, chief digital officer di Genpact. Nella fretta di implementare qualcosa, alcune aziende trascurano gli scambi di comunicazione tra i vari bot che possono interrompere un processo aziendale. “Prima di implementare, dovete pensare alla progettazione del modello operativo e capire il modo in cui vi aspettate che i vari bot lavorino insieme.” Inoltre, alcuni CIO mettono in secondo piano la gestione dei cambiamenti che le nuove operazioni avranno sui processi aziendali di un’organizzazione, quando invece dovrebbero pianificare tutto ciò con largo anticipo per evitare interruzioni dell’attività.

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Non cadere nella tana del coniglio dei dati

Una banca che implementa migliaia di bot per automatizzare l’immissione manuale dei dati o per monitorare le operazioni del software genera un sacco di dati. Srivastava afferma che non è raro che le aziende eseguano il machine learning sui dati generati dai loro bot, ma così facendo il progetto RPA iniziale si trasforma improvvisamente in un progetto ML che non è stato adeguatamente definito come tale. Ecco perché i CIO dovrebbero considerare l’RPA come un arco a lungo termine, piuttosto che come progetti frammentari che si evolvono in qualcosa di ingombrante e poco gestibile.

La governance del progetto è fondamentale

Un altro problema che emerge nell’implementazione dell’RPA è la mancata pianificazione nei confronti di alcuni ostacoli. I CIO devono verificare costantemente la presenza di vicoli ciechi in cui la loro soluzione RPA può impantanarsi, o almeno installare un sistema di monitoraggio e avviso per controllare eventuali intoppi che influiscono sulle prestazioni.

Il controllo mantiene la conformità

Ci sono molte sfide di governance relative all’implementazione di un singolo bot (e immaginate cosa può succedere se i bot sono migliaia). Un cliente di Deloitte, ad esempio, ha partecipato a diverse riunioni cercando di determinare se il suo bot fosse maschio o femmina; una questione di genere valida ma che deve tenere conto delle risorse umane, dell’etica e di altre aree di conformità per l’azienda.

Costruire un centro di eccellenza RPA

Le implementazioni RPA di maggior successo includono un centro di eccellenza composto da persone che hanno la responsabilità di rendere i programmi di efficienza un successo all’interno dell’organizzazione. Non tutte le aziende, tuttavia, hanno il budget per farlo. Il centro di eccellenza RPA sviluppa casi aziendali, calcola la potenziale ottimizzazione dei costi e il ROI e misura i progressi rispetto a tali obiettivi.

Non dimenticare l’impatto sulle persone

Corteggiate da nuove brillanti soluzioni, alcune organizzazioni sono così concentrate sull’implementazione da trascurare il ciclo delle risorse umane, il che può creare scenari da incubo per i dipendenti che trovano i loro processi e flussi di lavoro quotidiani interrotti.

Inserire l’RPA nell’intero ciclo di vita di sviluppo

I CIO devono automatizzare l’intero ciclo di vita dello sviluppo o potrebbero “uccidere” i loro bot durante un grande lancio.